Quản lý shipment là hoạt động cốt lõi của mọi doanh nghiệp logistics. Mỗi ngày, doanh nghiệp phải xử lý hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn shipment. Mỗi shipment lại đi kèm rất nhiều dữ liệu khác nhau. Đó có thể là thông tin khách hàng, chứng từ logistics, lịch tàu, chi phí, doanh thu hoặc công nợ.
Khi quy mô còn nhỏ, doanh nghiệp có thể theo dõi các thông tin này bằng Excel hoặc nhiều công cụ riêng lẻ. Tuy nhiên, khi số lượng shipment tăng lên, cách quản lý thủ công bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế. Dữ liệu bị phân tán. Thông tin khó đối chiếu. Việc phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên phức tạp hơn.
Đó là lý do các doanh nghiệp bắt đầu đầu tư vào phần mềm logistics và các giải pháp số hóa logistics. Tuy nhiên, phía sau mỗi shipment hiển thị trên màn hình không đơn thuần là một dòng dữ liệu. Đằng sau đó là cả một mô hình dữ liệu được thiết kế để kết nối khách hàng, vận hành, chứng từ logistics, tài chính và quản trị trên cùng một hệ thống.
Vậy một shipment trong phần mềm logistics thực sự được mô hình hóa như thế nào?
Shipment là trung tâm của toàn bộ quy trình logistics
Trong doanh nghiệp logistics, hầu hết hoạt động vận hành đều xoay quanh shipment.
Khi khách hàng gửi yêu cầu dịch vụ, doanh nghiệp bắt đầu tạo báo giá. Sau khi báo giá được xác nhận, bộ phận vận hành tiếp nhận và triển khai shipment. Tiếp theo là quá trình xử lý chứng từ, theo dõi tiến độ vận chuyển, phát hành hóa đơn và quản lý công nợ. Toàn bộ quy trình này đều liên quan đến một shipment cụ thể.
Chính vì vậy, trong các phần mềm quản lý forwarder hiện đại, shipment thường được xem là đối tượng trung tâm của hệ thống.
Thay vì xây dựng dữ liệu theo từng phòng ban riêng lẻ, hệ thống sẽ tổ chức dữ liệu xoay quanh từng shipment. Mỗi bộ phận sẽ truy cập cùng một nguồn dữ liệu nhưng sử dụng theo mục đích khác nhau.
- Bộ phận kinh doanh theo dõi khách hàng và báo giá.
- Bộ phận chứng từ quản lý hồ sơ và chứng từ logistics.
- Bộ phận vận hành theo dõi tiến độ xử lý.
- Bộ phận kế toán quản lý doanh thu, chi phí và công nợ.
Nhờ cách tổ chức này, dữ liệu không bị phân tán giữa nhiều hệ thống khác nhau. Mọi thông tin liên quan đến shipment đều được lưu trữ tập trung và có thể truy xuất dễ dàng khi cần. Đây cũng là nền tảng quan trọng của quá trình số hóa dữ liệu trong logistics.
Một shipment bao gồm những dữ liệu gì?
Để quản lý shipment hiệu quả, phần mềm logistics cần mô hình hóa đầy đủ toàn bộ dữ liệu phát sinh trong suốt vòng đời của lô hàng. Một shipment không chỉ chứa thông tin vận chuyển. Nó còn là nơi tập trung nhiều nhóm dữ liệu khác nhau.
Thông tin khách hàng
Đây là nhóm dữ liệu đầu tiên được hình thành khi shipment được tạo mới. Thông tin khách hàng thường bao gồm:
- Tên khách hàng, mã số thuế
- Mã khách hàng
- Thông tin liên hệ (Contact Info)
- Nhân viên kinh doanh phụ trách
- Hạn mức công nợ
- Nhóm khách hàng
Nhóm dữ liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử giao dịch và doanh thu của từng khách hàng. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để kết nối giữa phần mềm logistics và hệ thống CRM. Khi dữ liệu được liên kết đầy đủ, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hành trình của khách hàng từ giai đoạn báo giá đến khi hoàn tất dịch vụ.
Thông tin vận chuyển
Đây là nhóm dữ liệu phản ánh quá trình thực hiện shipment. Các thông tin thường bao gồm:
- Loại hình vận chuyển (FCL Import, FCL Export, LCL Import, Air Export, Trucking…)
- Loại hàng hóa
- Hãng tàu/ hãng hàng không
- Tuyến vận chuyển
- Cảng đi, cảng đến
- Nơi nhận hàng, nơi giao hàng
- Số container
- Loại container
- Số booking
- Số vận đơn
- Lịch tàu hoặc lịch bay
- ETA, ETD, ATA, ATD
- Đơn vị vận tải nội địa
- Nhà thầu phụ tham gia vận chuyển
Trong thực tế, những dữ liệu này không tồn tại độc lập. Khi một thông tin thay đổi, nhiều dữ liệu liên quan cũng phải được cập nhật theo. Nhóm dữ liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái shipment theo thời gian thực. Đây cũng là dữ liệu quan trọng để xây dựng dashboard vận hành và các báo cáo quản trị.
Ví dụ, khi hãng tàu thay đổi lịch chạy, hệ thống có thể phải cập nhật lại ETA, thời gian giao hàng, kế hoạch vận chuyển nội địa và các mốc xử lý liên quan.
Đó là lý do các phần mềm logistics hiện đại không lưu trữ dữ liệu vận chuyển dưới dạng các trường thông tin rời rạc. Thay vào đó, toàn bộ dữ liệu được liên kết quanh shipment để đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình vận hành.
Nhờ vậy, mọi phòng ban đều có thể theo dõi cùng một trạng thái shipment thay vì cập nhật thủ công trên nhiều công cụ khác nhau.
Thông tin chứng từ
Một shipment có thể đi qua nhiều quốc gia, nhiều cơ quan quản lý và nhiều đơn vị tham gia vận chuyển. Vì vậy, việc quản lý chứng từ logistics đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình xử lý. Tùy loại hình dịch vụ, mỗi shipment có thể phát sinh nhiều loại chứng từ khác nhau như:
- Bill of Lading (B/L)
- Air Waybill (AWB)
- Commercial Invoice
- Packing List
- Arrival Notice
- Delivery Order
- Manifest
- Tờ khai hải quan
- Chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Chứng nhận kiểm dịch
- Các chứng từ chuyên ngành khác
Trong mô hình dữ liệu hiện đại, chứng từ không chỉ được lưu trữ dưới dạng file. Dữ liệu bên trong chứng từ cũng cần được số hóa và liên kết với shipment. Thay vào đó, toàn bộ chứng từ cần được liên kết trực tiếp với shipment tương ứng. Điều này giúp người dùng dễ dàng tra cứu, theo dõi và kiểm soát thông tin trong suốt quá trình vận hành.
Quản lý dữ liệu trong chứng từ
Bên cạnh việc lưu trữ file chứng từ, hệ thống còn cần quản lý các dữ liệu quan trọng bên trong chứng từ. Ví dụ:
- Số vận đơn
- Ngày phát hành chứng từ
- Người gửi hàng
- Người nhận hàng
- Thông tin hàng hóa
- Thông tin container
- Thông tin khai báo hải quan
Khi các dữ liệu này được số hóa, doanh nghiệp không chỉ lưu trữ tài liệu mà còn có thể khai thác dữ liệu phục vụ vận hành và báo cáo. Đây cũng là nền tảng quan trọng của quá trình số hóa logistics. Thay vì tìm kiếm thông tin trong hàng nghìn file PDF hoặc email, người dùng có thể truy xuất toàn bộ dữ liệu liên quan chỉ từ một shipment.
Trong các phần mềm quản lý forwarder hiện đại, chứng từ thường được gắn với từng giai đoạn xử lý. Hệ thống có thể theo dõi trạng thái phát hành, phê duyệt hoặc bổ sung chứng từ theo thời gian thực.
Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro thất lạc chứng từ, sai lệch dữ liệu và chậm trễ trong quá trình xử lý hàng hóa.
Thông tin tài chính
Thông tin tài chính sẽ cho biết shipment đó có đang tạo ra giá trị cho doanh nghiệp hay không. Đây là nhóm dữ liệu giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng shipment trong suốt vòng đời vận hành. Trong một phần mềm logistics, thông tin tài chính của shipment thường bao gồm:
- Báo giá khách hàng
- Doanh thu dự kiến/ thực tế
- Giá vốn từ nhà cung cấp
- Chi phí phát sinh
- Công nợ phải thu/ phải trả
- Lợi nhuận shipment
- Tình trạng thanh toán
Không giống các hệ thống quản lý rời rạc, dữ liệu tài chính trong phần mềm quản lý forwarder thường được liên kết trực tiếp với shipment. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ dòng tiền phát sinh từ một đơn hàng cụ thể.
Ví dụ, khi bộ phận Pricing phát hành báo giá, dữ liệu doanh thu dự kiến sẽ được lưu trên shipment. Khi hãng tàu gửi hóa đơn hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch, hệ thống sẽ cập nhật giá vốn và chi phí tương ứng. Một shipment có thể phát sinh hàng chục khoản doanh thu và chi phí khác nhau.
Đó là lý do các doanh nghiệp đang đẩy mạnh số hóa dữ liệu tài chính trong logistics. Khi doanh thu, giá vốn và công nợ được liên kết với cùng một shipment, doanh nghiệp có thể nhìn thấy bức tranh tài chính đầy đủ hơn.
Không chỉ vậy, dữ liệu tài chính còn là cơ sở để kết nối shipment với các hệ thống kế toán và ERP. Điều này giúp giảm thao tác nhập liệu lặp lại, hạn chế sai sót và tăng tính chính xác trong quản trị.
Shipment thay đổi trạng thái như thế nào trong hệ thống?
Trong mô hình dữ liệu của phần mềm logistics, trạng thái shipment không chỉ phản ánh tiến độ xử lý mà còn đóng vai trò kiểm soát quy trình vận hành. Mỗi khi shipment chuyển sang một trạng thái mới, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu liên quan, ghi nhận lịch sử xử lý hoặc kích hoạt các nghiệp vụ tiếp theo cho từng bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ vòng đời shipment từ báo giá, booking, vận hành, chứng từ đến công nợ và thanh toán trên cùng một hệ thống.
Tùy theo quy trình của từng doanh nghiệp, một shipment có thể đi qua các trạng thái như:
- Báo giá
- Xác nhận booking
- Đang vận hành
- Đang xử lý chứng từ
- Chờ xuất hóa đơn
- Hoàn tất
Khi trạng thái được cập nhật, dữ liệu cũng được đồng bộ cho các bộ phận liên quan.
Bộ phận kinh doanh có thể theo dõi tiến độ xử lý khách hàng. Bộ phận vận hành biết shipment nào cần xử lý tiếp theo. Bộ phận kế toán có thể xác định shipment nào đã đủ điều kiện xuất hóa đơn hoặc đối soát công nợ.
Cơ chế quản lý theo trạng thái giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xử lý, giảm phụ thuộc vào trao đổi thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát vận hành. Đây cũng là một trong những nền tảng quan trọng của quá trình số hóa logistics.
Vì sao phải liên kết tất cả dữ liệu quanh shipment?
Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý dữ liệu theo từng bộ phận riêng biệt. Bộ phận kinh doanh lưu thông tin khách hàng. Bộ phận vận hành quản lý tiến độ shipment. Bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và công nợ. Cách làm này có thể phù hợp khi quy mô còn nhỏ.
Tuy nhiên, khi số lượng shipment tăng lên, dữ liệu bắt đầu bị phân tán. Cùng một thông tin có thể xuất hiện ở nhiều nơi khác nhau. Nhân sự phải nhập liệu lặp lại nhiều lần. Việc đối chiếu dữ liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
Đó là lý do các phần mềm logistics hiện đại đều xây dựng dữ liệu xoay quanh shipment. Mọi thông tin phát sinh đều được liên kết với một shipment cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật dữ liệu một lần. Các bộ phận còn lại sẽ sử dụng cùng một nguồn dữ liệu. Điều này giúp giảm sai sót trong nhập liệu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu logistics.
Trong nhiều phần mềm logistics hiện đại, shipment được xem là nguồn dữ liệu trung tâm của toàn bộ quy trình vận hành. Mọi dữ liệu liên quan đến khách hàng, vận chuyển, chứng từ và tài chính đều được liên kết với cùng một shipment. Điều này giúp doanh nghiệp truy xuất toàn bộ lịch sử xử lý chỉ từ một màn hình duy nhất.
Làm thế nào để một shipment kết nối toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp?
Trong các hệ thống hiện đại, shipment không chỉ phục vụ vận hành. Shipment còn đóng vai trò trung tâm kết nối nhiều hệ thống khác nhau. Nhờ đó, dữ liệu được lưu chuyển xuyên suốt giữa các bộ phận mà không cần nhập liệu lặp lại.
Kết nối CRM
CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng và hoạt động kinh doanh. Khi shipment được liên kết với CRM, toàn bộ lịch sử báo giá và giao dịch sẽ được lưu trữ tập trung. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi:
- Khách hàng nào thường xuyên phát sinh shipment
- Doanh thu theo từng khách hàng
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng
- Lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng
- Hiệu quả của từng cơ hội kinh doanh
Việc kết nối CRM giúp dữ liệu kinh doanh và dữ liệu vận hành không còn tách rời.
Kết nối TMS
Đối với doanh nghiệp vận tải, TMS là hệ thống quản lý phương tiện và vận chuyển. Khi shipment được kết nối với TMS, doanh nghiệp có thể theo dõi:
- Phương tiện thực hiện vận chuyển
- Lộ trình giao nhận
- Trạng thái giao hàng
- Dữ liệu GPS
- Tiến độ vận hành thực tế
Nhờ đó, thông tin vận hành được cập nhật trực tiếp vào shipment. Nhà quản lý có thể theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển trên cùng một hệ thống.
Kết nối kế toán
Trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu vận hành và dữ liệu kế toán thường nằm trên hai hệ thống khác nhau. Điều này khiến việc đối chiếu doanh thu và chi phí trở nên phức tạp. Khi shipment được liên kết với hệ thống kế toán, dữ liệu sẽ được đồng bộ xuyên suốt. Doanh nghiệp có thể theo dõi:
- Công nợ khách hàng
- Công nợ nhà cung cấp
- Doanh thu
- Giá vốn
- Lợi nhuận
Việc liên kết này giúp nâng cao khả năng quản lý shipment và kiểm soát hiệu quả kinh doanh.
Kết nối ERP
ERP đóng vai trò là hệ thống quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Khi kết nối với ERP, dữ liệu shipment không còn dừng ở cấp độ vận hành. Thông tin từ shipment có thể được sử dụng cho quản trị tài chính, quản lý nhân sự, quản lý mua hàng và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Điều này giúp dữ liệu logistics trở thành một phần của hệ thống quản trị tổng thể.
Kết luận
Trong phần mềm logistics, shipment không đơn thuần là một lô hàng cần theo dõi. Shipment là trung tâm của toàn bộ dữ liệu và quy trình vận hành. Từ thông tin khách hàng, chứng từ logistics, vận chuyển đến tài chính, mọi dữ liệu đều được liên kết quanh shipment. Đó cũng là nền tảng của quá trình số hóa dữ liệu trong logistics. Khi dữ liệu được tổ chức đúng cách, doanh nghiệp có thể quản lý shipment hiệu quả hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng mở rộng quy mô mà vẫn duy trì khả năng kiểm soát vận hành.
Trong quá trình số hóa logistics, shipment không chỉ là lô hàng được vận chuyển. Shipment chính là đơn vị dữ liệu cốt lõi kết nối khách hàng, vận hành, chứng từ và tài chính trên cùng một hệ thống.