CRM: Customer Relationship Management
Quản lý khách hàng, cung cấp các thông tin về khách hàng bao gồm: không chỉ thông tin liên hệ, thông tin về các giao dịch đồng thời phân tích một cách sâu sắc phục vụ cho việc chăm sóc các khách hàng. Quản lý khách hàng cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về triển vọng và quan hệ với từng khách hàng, tăng cường khả năng gắn bó với các khách hàng trung thành, tổ chức tốt và thống nhất các hoạt động hướng đến khách hàng.
Lưu trữ danh sách các cá nhân/doanh nghiệp hiện đã là khách hàng của Công ty, thông thường đã có các giao dịch book hàng (customers); hoặc chỉ mới là khách hàng tiềm năng đang có giao dịch; hoặc chỉ là những doanh nghiệp mà cần phải tiếp thị trong tương lai (leads).
- Thông tin chung về khách hàng:
Tên công ty, tên thương mại, công ty mẹ, ngày thành lập, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ website, e-mail, nhân viên bán hàng quản lý, các ghi chú v.v…
- Phân loại khách hàng:
Cho phép phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí: hình thức sở hữu, loại hình kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp, khu vực v.v…
- Thông tin về các nhân sự của khách hàng:
Với một khách hàng có thể có mối quan hệ với nhiều cán bộ quản lý hoặc nhân viên khác nhau. Cho phép cập nhật và lưu trữ các thông tin về các nhân sự/đối tác giao dịch của khách hàng: họ tên, giới tính, ngày sinh, chức vụ, số điện thoại, e-mail, ghi chú v.v…
- Quản lý các giao dịch với khách hàng:
Cho phép cập nhật và lưu trữ tất cả các thông tin giao dịch với khách như: ngày giao dịch, tóm tắt nội dung giao dịch, nhân viên giao dịch, đối tác giao dịch, phân loại giao dịch (gặp khách hàng, khách hàng đến thăm công ty, gọi điện thoại…), trạng thái (chưa thực hiện, đang thực hiện đã hoàn thành, …), các ghi chú về giao dịch, trường thể hiện lúc bắt đầu và kết thúc giao dịch, thời gian giao dịch tiếp theo…
- Thông tin về hàng hóa của khách hàng:
Cập nhật và lưu trữ các thông tin về các nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của khách hàng: khách hàng cần những sản phẩm gì, dịch vụ gì; hiện đã sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của những nhà cung cấp nào và tình trạng sử dụng như thế nào. Theo dõi các dự án, kế hoạch book hàng của khách hàng gồm: khách hàng dự kiến book sản phẩm, dịch vụ gì; kinh phí dự kiến là bao nhiêu; khoảng thời gian nào sẽ book v.v…
- Quản lý cơ hội:
Cập nhật các thông tin: ngày dự kiến có lô hàng, xuất/ nhập/ logistics … doanh thu dự kiến, lợi nhuận dự kiến.
- Các thông tin về khách hàng:
Ngoài các thông tin chung của khách hàng về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại… còn cho phép cập nhật và lưu trữ các thông tin khác như tình hình tài chính hàng năm, các thông tin về khách hàng mà các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, báo chí, internet v.v… cung cấp.
Với chức năng quản lý sales (sales manager), những khách hàng khó tính khi sales không theo được thì ngoài việc lọc theo tình trạng khách hàng, phần mềm cung cấp báo cáo theo từng tháng để sales manager chuyển cho sales manager khác theo dõi, tránh trường hợp bỏ sót.
- Bảng hệ thống giá mua (cước Air/Sea):
Xây dựng bảng hệ thống giá mua của các hãng tàu/co-loader làm cơ sở để cho các bộ phận sales tham khảo, tạo bảng chào giá. Phần mềm hỗ trợ các chức năng gồm: tìm kiếm (search) dữ liệu, nhắc nhở hết hạn …
- Bảng chào giá (Air/Sea/Trucking/Logistics):
Phần mềm cung cấp các chức năng tạo bảng chào giá dễ dàng, in ra các bảng chào giá, đầy đủ thông tin và thẩm mỹ, quản lý các bảng chào giá đồng thời đánh giá mức độ thành công của một báo giá ….
- Service Inquiry:
Cho phép sales gửi yêu cầu cụ thể về lô hàng đến bộ phận cung cấp dịch vụ (pricing). Bộ phận cung cấp dịch vụ sẽ nhận yêu cầu tự động trong hệ thống với chức năng tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu. Chức năng này nếu được tiếp nhận sẽ tự động link với bảng chào giá.
- Internal Booking Request Management:
Chức năng cho phép sales gửi thông tin lô hàng đến bộ phận quản lý hàng (Sea/Air/Logistics/Trucking) để thực hiện mở file có chế độ thông báo có yêu cầu mới đến người tiếp nhận và yêu cầu đã được xử lý cho người gửi.