PHẦN MỀM CRM – PRICING – QUOTATION

Phần mềm báo giá logistics, quản lý khách hàng – (CRM, Pricing, Quotation) là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng, xây dựng chính sách giá và phát hành báo giá trên cùng một nền tảng thống nhất. Hệ thống giúp kiểm soát toàn bộ quy trình từ tiếp cận khách hàng, cấu hình bảng giá, tính toán chi phí đến tạo và theo dõi báo giá, đảm bảo tính chính xác và nhất quán dữ liệu. Việc tích hợp CRM với Pricing và Quotation giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất bán hàng, giảm sai sót và tối ưu lợi nhuận.

1. GIẢI PHÁP TỔNG QUAN HỆ THỐNG CRM LOGISTICS

Quản lý khách hàng – Customer

Quản lý khách hàng theo nhiều cấp độ, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng và đánh giá hoạt động của từng salesman
Quản lý chi tiết tất cả hoạt động phát sinh liên quan đến khách hàng
Kiểm soát việc đánh mất khách hàng

Thiết lập Target cho Sales logistics

Thiết lập target cho Salesman, kiểm soát hiệu quả chăm sóc khách hàng của Salesman
Thiết lập tỷ lệ chuyển đổi khách hàng

Hệ thống báo cáo logistics

Giao diện dashboard hiện đại
Tích hợp đa dạng báo cáo: Báo cáo hoạt động, báo cáo sản lượng, báo cáo khách hàng

Phần mềm CRM, Pricing và Quotation có thể liên kết với các phần mềm trong hệ sinh thái để thống kê báo cáo: Freight Forwarder, Phần mềm Kế toán, Phần mềm TMS, Phần mềm ITMS, Phần mềm WMS

Thiết lập công cụ cảnh báo và liên kết API

Thiết lập đa dạng về nhắc nhở cảnh báo
Nhắc nhở cuộc hẹn, hoạt động, hợp đồng khách hàng
Thiết lập cuộc gọi với khách hàng
Dễ dàng thiết lập liên kết API với các hệ thống Call API

1.1 QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Potential: nhóm khách hàng tiềm năng, chưa có phát sinh liên hệ

On Sale: nhóm khách hàng đang sales, đã có phát sinh liên hệ

Official: nhóm khách hàng chính thức

Lost: nhóm khách hàng đã bỏ lỡ, sau thiết lập điều kiện thời gian

1.1.1 QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG: POTENTIAL

Người dùng có thể chuyển đổi khách hàng Potential cho Salesman khác phụ trách sử dụng chức năng: Assign Salesman nếu chốt deal thành công có thể chuyển nhanh thành khách hàng chính thức bằng chức năng: Change to Official. Hoặc khách hàng booking qua hệ thống Pricing cũng chuyển đổi sang Official.

Màn hình quản lý danh sách khách hàng Potential

1.1.2 QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG: ON SALES

Khi Salesman ghi nhận hoạt động với khách hàng, hệ thống tự động chuyển đổi trạng thái khách hàng từ Potential sang trạng thái On Sale, hoặc có phát sinh hoạt động ở các hệ thống có liên kết, ví dụ: khi tạo báo giá gửi khách hàng thì CRM cũng sẽ chuyển đổi.

Màn hình quản lý danh sách khách hàng On Sales

1.1.3 QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG: OFFICIAL

Tính toán tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, đánh giá hiệu suất của Salesman

Quản lý lợi nhuận, công nợ của khách hàng

Màn hình quản lý khách hàng Official trong phần mềm CRM, pricing quotation

Màn hình quản lý danh sách khách hàng Official và hiệu suất của salesman

Tìm kiếm xuyên Sales trên website và ứng dụng di động

Công cụ Double Check để kiểm tra khách hàng trùng, tránh việc tạo khách hàng đã tồn tại thông tin trong hệ thống.

Màn hình công cụ kiểm tra khách hàng trùng trong phần mềm CRM

Công cụ Double Check kiểm tra khách hàng trùng

Người quản lý có thể chỉ định Sales tiếp nhận lô hàng

Hệ thống cho phép Admin/ Nhà quản lý chỉ định Sales tiếp nhận lô hàng tùy thuộc vào nhu cầu

Màn hình quản lý chỉ định Salesman tiếp nhận lô hàng

Hệ thống cho phép Admin/Quản lý chỉ định Salesman tiếp nhận lô hàng

1.1.4 QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG: LOST

Hệ thống cho phép người dùng có thể thiết lập các quy định về chuyển đổi khách hàng.

Màn hình quản lý danh sách khách hàng Lost

Ví dụ: Sau 20 ngày, nếu khách hàng Official không phát sinh lô hàng sẽ chuyển thành Lost, nhắc nhở nhà quản lý về khách hàng có thể bị bỏ lỡ.

1.1.5 QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG: HOẠT ĐỘNG

Quản lý tất cả hoạt động khách hàng
Thiết lập nhắc nhở hoạt động khi đến hẹn
Quản lý tiến trình, thuận lợi khó khăn khi chăm sóc khách hàng

Màn hình quản lý hoạt động sales trong phần mềm CRM, pricing quotation

Màn hình quản lý Sales Activities

1.1.6 QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG: HỢP ĐỒNG

Tích hợp các điều khoản công nợ, liên kết với hệ thống kế toán nghiệp vụ, tự động cảnh báo nhắc nhở hạn mức công nợ và ngày hiệu lực hợp đồng.

Màn hình Quản lý hợp đồng

1.2 TÍNH NĂNG THIẾT LẬP TARGET

Phân target cho từng Sales, Nhóm Sales (Group) hoặc Phòng/Ban tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Giao diện thiết lập target và bonus cho Sales

Màn hình thiết lập target cho Sales

1.3 MÀN HÌNH DASHBOARD: TỔNG QUAN, TIỆN LỢI

Theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh thông qua dashboard trực quan với các biểu đồ và KPI được cập nhật liên tục. Nhà quản lý dễ dàng phát hiện xu hướng, đánh giá hiệu quả và kiểm soát vận hành.

Màn hình giao diện dashboard trong hệ thống CRM

Màn hình Dashboard tiện lợi

1.4 HỆ THỐNG BÁO CÁO: ĐA DẠNG, TÙY BIẾN

Cung cấp hệ thống báo cáo trực quan theo nhiều tiêu chí như doanh thu, lợi nhuận, công nợ, sản lượng, hiệu suất nhân viên,… Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động, phân tích xu hướng và hỗ trợ ra quyết định chính xác.

Salesman Report

Salesman Report

Customer Report

Customer Report

Báo cáo hoạt động của Sales (Sales Activities)

Báo cáo Sales Activities

Báo cáo Profit của Salesman

Báo cáo Profit của Salesman

1.5 APP MOBILE DÀNH CHO SALESMAN

Hỗ trợ Salesman cập nhật thông tin Khách hàng chính xác và nhanh chóng dù ở bất kỳ nơi đâu.

Mobile App cho Salesman

Thông tin chung: Người dùng nhập các thông tin cơ bản của khách hàng.

Thông tin khác: Nhập thông tin người liên hệ (Contact Information)

Màn hình nhập thông tin khách hàng trên Mobile App

Thông tin chi tiết của 1 khách hàng: Thông tin chung về công ty, thông tin về trạng thái khách hàng, người phụ trách,…

Bên cạnh đó, hệ thống cũng hiển thị thông tin hợp đồng: Mã khách hàng, số hợp đồng, ngày ký,…

Màn hình nhập thông tin khách hàng chi tiết trên Mobile App

1.6 APP MOBILE DÀNH CHO SALESMAN

Sales có thể xem nhanh các báo cáo trên ứng dụng di động: Customer Report, Salesman Profit, Customer Debt, Salesman Report

Xem nhanh báo cáo trên Mobile App

2. NGUYÊN TẮC VẬN HÀNH PRICING – QUOTATION TRONG PHẦN MỀM BÁO GIÁ LOGISTICS

Nguyên tắc vận hành Pricing – Quotation trong phần mềm báo giá logistics

Bộ phận Pricing sẽ upload dữ liệu giá tại Sea/Air/Customs/Trucking Pricing hoặc có thể cấp tài khoản cho Agent/Vendor upload giá
Tạo lập Quotation bằng cách “mark-up” giá Pricing tương ứng.
Quotation chỉ được tạo cho 1 hoặc 1 nhóm khách hàng của từng Sales.

=> Hệ thống báo giá logistics chỉ cho phép tạo lập báo giá (QUOTATION) từ PRICING (giá đầu vào), không thể tạo Quotation nếu không có dữ liệu Pricing.

2.1 THIẾT LẬP BẢNG GIÁ LOGISTICS – PRICING

Công cụ import nhanh bảng giá đầu vào bằng file excel, hỗ trợ thao tác nhập liệu giá cả nhanh chóng.

Màn hình thiết lập danh sách giá (Pricing)

Thiết lập bảng giá Pricing

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ sử dụng AI để đọc bảng giá dưới dạng hình ảnh, file PDF,… và tự động import vào phần mềm.

2.2 BÁO GIÁ LOGISTICS (SELLING RATES) TỪ PRICING

Phần mềm quản lý báo giá logistics thiết lập quy trình duyệt từ lúc tạo báo giá trước khi báo giá đến khách hàng.

Tạo Báo giá (Selling rate) từ Pricing

2.3 NHÓM PHỤ PHÍ LOGISTICS TẠI GROUP OF SURCHARGE

Phần mềm quản lý báo giá logistics cho phép thiết lập nhanh nhóm phụ phí phải thu/phải trả.

Màn hình thiết lập và quản lý nhóm phụ phí Group of Surcharge

Thiết lập nhóm phụ phí tại Group of Surcharge

2.4 BÁO GIÁ TỔNG HỢP TẠI QUOTATION ALL IN

Đối với các đơn hàng có mô hình vận chuyển đa phương thức, tức nhà forwarder chịu trách nhiệm vận chuyển từ 2 phương thức khác nhau trở lên. Sales có thể báo giá logistics nhanh các loại hình dịch vụ trong cùng một báo giá logistics: Sea, Log, Truck.

Tạo Quotation All In với các lô hàng đi đa phương thức

2.5 GỬI YÊU CẦU LÀM HÀNG QUA REQUEST NỘI BỘ

Khi khách hàng tìm kiếm giá nhưng chưa Booking. Hệ thống sẽ tự động tạo Inquiry gửi tới người dùng.

Thông tin đơn hàng được truyền trực tiếp qua bộ phận chứng từ.

Gửi thông báo làm hàng qua Request nội bộ

3. PORTAL TRA CỨU DÀNH CHO KHÁCH HÀNG

Đây là mô hình chủ yếu dành cho các forwarder có agent nước ngoài. Giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp khắc phục các rào cản về múi giờ và ngôn ngữ trong giao thương quốc tế. Khách hàng được cấp tài khoản có thể tra cứu giá theo từng tuyến vận chuyển, trực tiếp báo giá, gửi booking trực tiếp cho fordwarder trên giao diện website.

Portal tra cứu cho khách hàng

Khách hàng có thể quản lý thông tin các lô hàng đã thực hiện trên Customer Portal.

Màn hình quản lý các lô hàng của khách hàng

Khách hàng có thể quản lý thông tin các lô hàng

Khi khách hàng gửi thông tin SI + VGM, Hóa đơn và Packing List, hệ thống sẽ tự động lấy và cập nhật dữ liệu lô hàng mà không cần người dùng nhập lại, đảm bảo việc kế thừa dữ liệu mà không bị gián đoạn.

Xem và tải xuống các chứng từ lô hàng

Phần mềm báo giá logistics CRM, Pricing và Quotation giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng từ quản lý khách hàng đến xây dựng và phát hành báo giá. Nhờ dữ liệu tập trung và cơ chế kiểm soát chặt chẽ, hệ thống hỗ trợ nâng cao tính minh bạch, giảm sai sót và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao.