Phần mềm logistics – Quản lý giao nhận quốc tế | FAST PRO

FAST PRO (Freight Assistant System Technology Professional)- phần mềm giao nhận quốc tế, quản lý logistics cho forwarder hàng đầu Việt Nam. FAST PRO có đầy đủ các chức năng cho bộ phận Sales, Pricing, Chứng từ, Kế toán, Admin cho các loại hàng Sea, Air, Express, Logistics, Trucking với hàng trăm mẫu biểu có sẵn trong phần mềm. Ngoài ra, phần mềm FAST PRO còn có ứng dụng di động và liên kết hoá đơn điện tử, ECUS, …

 

1. Các phân hệ của phần mềm quản lý logistics – giao nhận quốc tế FAST PRO

1.1. Sales

1.1.1.   CRM

• Quản lý Khách hàng: Lưu trữ thông tin chung, thông tin liên hệ với khách hàng. Quản lý các giao dịch, hoạt động, lịch trình tiếp theo với khách hàng. Cập nhật và lưu trữ nhu cầu sản phẩm & dịch vụ, công nợ, booking,… của khách hàng
• Lưu trữ danh sách các cá nhân/doanh nghiệp hiện đã là khách hàng của cty – đã có các giao dịch book hàng (Customers); hoặc chỉ mới là khách hàng tiềm năng đang có giao dịch hoặc chỉ là những doanh nghiệp mà cần phải tiếp thị trong tương lai (Leads).
• Với sales manager, những khách hàng khó của sales không theo được, ngoài việc lọc theo tình trạng khách hàng, phần mềm cung cấp báo cáo theo tháng để manager chuyển cho sales khác, tránh bỏ sót.

1.2. Pricing – Quotation

1.2.1.   Bảng hệ thống giá mua 

Xây dựng bảng hệ thống giá mua của các hãng/co-loader làm cơ sỡ để cho các bộ phận sales tham khảo, tạo bảng chào giá. Phần mềm hỗ trợ các cơ chế: search dữ liệu, nhắc nhở hết hạn …

1.2.2.   Bảng chào giá 

Phần mềm cung cấp các chức năng tạo bảng chào giá (quotation) dễ dàng, in ra các bảng chào giá, đầy đủ thông tin và thẩm mỹ, quản lý các bảng chào giá đồng thời đánh giá mức độ thành công của một báo giá …

1.2.3.   Service Inquiry

Cho phép sales gửi yêu cầu cụ thể về lô hàng đến bộ phận cung cấp dịch vụ (Pricing). Bộ phận cung cấp dịch vụ sẽ nhận yêu cầu tự động trong hệ thống với chức năng tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu. chức năng này nếu được tiếp nhận sẽ tự động link với bảng chào giá.

1.3. Nghiệp vụ

Hệ thống có đầy đủ chức năng quản lý các loại hàng xuất khẩu và nhập khẩu: Sea (FCL/ LCL/ Consol), Air, Logistics, Trucking, Express

1.3.1.   Internal Booking

Hệ thống cho phép gửi yêu cầu làm hàng nội bộ (Internal Booking) đến bộ phận chứng từ, yêu cầu mở lô hàng.

1.3.2. Chứng từ

Tạo và quản lý các lô hàng nhập & xuất: 

• Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: House Bill, Master Bill, Arrival Notice, D/O, Manifest, P/L Sheet, Shipment Cover Page,…
• Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
• Hiển thị cước phí và others charges trên HBL linh hoạt,…
• Đặc biệt chức năng quản lý giao nhận chứng từ, nhận hàng chuyên nghiệp, ghi nhận thời gian người sử dụng phát hành ủy quyền, gửi giấy báo nhận hàng,…

1.3.3. Các giải pháp truyền nhận dữ liệu với hãng tàu

• eVGM (Verified Gross Mass Declaration and Compliance): Cho phép gửi trực tiếp VGM đến các hãng tàu từ phần mềm FASTPRO V6.0
• Find a Voyage
• Booking
• Submit Shipping Instructions
• Proof & Print Bill of Lading
• Track & Trace Shipment: thông qua số BILL, Container
• AMS EDI: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải Quan Mỹ và Canada
• NACCS: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải Quan Nhật
• E-Manifest: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải Việt Nam

1.3.4. Kết nối và kế thừa dữ liệu từ phần mềm Thái Sơn

Phần mềm có chức năng cho phép bộ phận chứng từ logisitics lấy dữ liệu các tờ khai đã nhập từ phần mềm ECUS5VNACCS Thái Sơn rất tiện lợi và nhanh chóng mà không cần phải nhập lại.

1.4. Ứng dụng di động

1.4.1. OPS

• Tiếp nhận phân công công việc từ trưởng bộ phận, sắp xếp công việc theo trình tự được cài đặt đối với mỗi loại công việc.
• Có nhiều loại dịch vụ hàng hóa, mỗi loại dịch vụ hàng hóa sẽ có nhiều giai đoạn công việc.
• Có loại công việc phải làm tuần tự 1 -> 2 -> 3; có loại công việc thực hiện song song nhiều bước 1 lúc 1 -> 2/3/4 -> 5 -> 6/7.
• Thiết lập số lượng công việc cho từng loại dịch vụ hàng hóa, thứ tự thực hiện công việc, nhân viên thực hiện công việc, phòng ban thực hiện công việc. Nếu chọn phòng ban thì trưởng phòng sẽ chỉ định nhân viên trong phòng thực hiện công việc.
• Chế độ gửi/nhận thông báo khi công việc hoàn thành từng giai đoạn. Ví dụ: người giai đoạn sau sẽ nhận thông báo khi giai đoạn trước mình hoàn thành, người quản lý sẽ nhận thông báo nếu nhân viên mình chỉ định hoàn thành công việc, người mở lô hàng sẽ nhận thông báo khi lô hàng hoàn thành.
• Cho phép upload file khi báo cáo tiến độ công việc.
• Quản lý thanh toán, tạm ứng, kiểm tra thanh toán

1.4.2. Tài xế

• Mỗi tài xế sẽ quản lý một xe (Số xe)
• Đăng nhập phần mềm

 

• Quản lý thanh toán và tạm ứng

 

• Báo hỏng xe

 

• Tiếp nhận một yêu cầu vận chuyển và xử lý đơn hàng đã nhận

 

 

• Chụp ảnh biên bản giao nhận và ghi nhận trạng thái đã giao hàng

 

 

• Quy trình tạm ứng/thanh toán của nhân viên làm hàng

 

1.5. Kế toán

Sau khi các bộ phận nghiệp vụ (Operation) đã nhập các thông tin lô hàng, giá mua, giá bán,… kế toán có thể kế thừa dữ liệu hoặc sử dụng dữ liệu đã được nhập từ các bộ phận trên. Các dữ liệu giá mua, giá bán được bộ phận kế toán check thì các phí đó sẽ tự động lock các bộ phận liên quan khác sẽ không thể chỉnh sửa trừ khi kế toán unlock:

• Chức năng hóa đơn điện tử: phần mềm FAST sẽ đẩy dữ liệu từ phần mềm FAST cho nhà cung cấp hoá đơn điện tử (BKAV/EASY INVOICE/VNPT/TS24/EFY/Viettel), nhà cung cấp hoá đơn điện tử sẽ nhận dữ liệu, chịu trách nhiệm xử lý và xuất hóa đơn.
• Xuất hóa đơn đầu ra
• Phiếu thu/chi/ủy nhiệm chi theo mẩu các ngân hàng
• Các phiếu cân đối kế toán, hạch toán công nợ phải thu/phải trả
• Báo cáo thuế (hóa đơn đầu ra đầu vào)
• Kết chuyển số dư tự động
• Sổ cái; sổ chi tiết
• Bảng tổng hợp công nợ phải thu/ phải trả
• Sổ quỹ tiền mặt
• Nhật ký chung
• Bảng cân đối số phát sinh TK
• Bảng cân đối kế toán
• Bảng lưu chuyển tiền tệ
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Tháng, quý, năm)
• Tổng hợp doanh thu theo từng khách hàng (Tháng, quý, năm)
• Tổng hợp chi phí theo từng khách hàng (Tháng, quý, năm)

1.6. Bộ phận quản lý

Được phân quyền, phân cấp cụ thể nhằm giúp cho việc kiểm soát được các chào giá của các nhân viên sales trong bộ phận của mình, sales profit,…

• Giám đốc/admin: phân quyền truy cập hệ thống, giám sát các bộ phận làm việc thông qua các báo cáo thống kê, mở khóa lô hàng,…
• Báo cáo sales: báo cáo sales hàng tháng của từng bộ phận, nhân viên sales, top “N” nhân viên sales/đại lý/shipper/consignee/khách hàng có profit/doanh thu cao nhất,…
• Báo cáo sản lượng: danh sách các lô hàng đã thực hiện, Top “N” nhân viên sales/đại lý/shipper/consignee/khách hàng có sản lượng (kgs, cbm, tues, shipment) cao nhất,…
• Báo cáo công nợ: báo cáo công nợ (phải thu/phải trả/đã thu/đã trả …), tuổi nợ, Statement of Account, công nợ Commission.
• Quản lý thanh toán công nợ cho hãng tàu, airlines đúng hạn,…
• Các tính năng tự động nhắc nhở: thanh toán tạm ứng (báo cáo chi phí làm hàng), booking Sea/Air,…
• FAST cho phép người dùng có thể tự thay đổi (tùy biến) Form Bill (Sea/Air), Invoice, debit/Credit note một cách đơn giản.
• FAST cho phép người dùng: thay đổi giao diện phù hợp với “màu cờ sắc áo” (font chữ, tiếng anh, tiếng việt …) của công ty.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý logistics và giao nhận FAST PRO

FAST PRO – Phần mềm quản lý giao nhận quốc tế có thể giải quyết các vấn đề mà các doanh nghiệp forwarders và logistics đang gặp phải, mang đến lợi ích: 

• Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp, khoa học
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin lô hàng, các chứng từ liên quan
• Phần mềm quản lý tổng thể: doanh số bán hàng, kiểm soát công nợ,…
• Tối ưu và chính xác hóa quá trình xử lý, lưu trữ đơn hàng
• Kế thừa dữ liệu, tiết kiệm thời gian nhập liệu giữa các bộ phận, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, tránh sai sót và thiếu minh bạch trong vận hành