Nhiều doanh nghiệp vận tải hiện nay không chỉ vận hành đội xe nội bộ mà còn kết hợp với các đơn vị vận tải đối tác để đáp ứng nhu cầu giao nhận. Vì vậy, SOFTEK đã cho xây dựng một Hệ thống nhập liệu cho vendor – quản lý thầu phụ TMS. Hệ thống này được liên kết với TMS hoặc FAST PRO của doanh nghiệp vận tải.
1. Những khó khăn khi quản lý xe thầu phụ
Khi làm việc với nhiều nhà thầu vận tải cùng lúc, doanh nghiệp thường gặp phải các vấn đề như:
- Khó theo dõi trạng thái giao hàng của từng chuyến xe
- Thông tin được cập nhật qua nhiều kênh khác nhau
- Mất thời gian tổng hợp dữ liệu từ đối tác
- Chậm trễ trong việc đối soát chứng từ và chi phí
- Thiếu dữ liệu để đánh giá hiệu quả của từng nhà thầu
Khi quy mô vận hành ngày càng lớn, việc phụ thuộc vào trao đổi thủ công khiến doanh nghiệp khó duy trì khả năng kiểm soát.
2. Quản lý thầu phụ trên TMS hoạt động như thế nào?
Với tính năng Hệ thống nhập liệu cho Vendor, doanh nghiệp có thể cấp tài khoản riêng cho các đơn vị vận tải đối tác để cập nhật thông tin trực tiếp trên hệ thống. Hệ thống giúp các nhà thầu phụ tham gia vào vận hành hệ thống của thầu chính dễ dàng.
Khi tạo một lô hàng Trucking trên phần mềm FAST PRO và chỉ định nhà thầu phụ phụ trách đơn hàng đó. Hệ thống sẽ tự động sinh ra đơn hàng có thông tin tương tự ở trên website dành cho nhà thầu phụ. Lúc này, các vendor có thể chủ động:
- Nhận lệnh vận chuyển
- Cập nhật trạng thái giao hàng
- Khai báo thông tin phương tiện
- Cập nhật thông tin tài xế
- Upload chứng từ liên quan
- Upload hình ảnh chuyến xe
- Xác nhận hoàn thành chuyến
Toàn bộ dữ liệu được đồng bộ về hệ thống TMS của doanh nghiệp.
3. Lợi ích của tính năng Hệ thống nhập liệu cho Vendor
Theo dõi xe nhà và xe thầu phụ trên cùng một nền tảng
Doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ hoạt động vận tải trên một hệ thống duy nhất, bất kể chuyến hàng được thực hiện bởi đội xe nội bộ hay đối tác vận tải.
Giảm nhập liệu thủ công
Thông tin được cập nhật trực tiếp từ vendor giúp hạn chế việc nhập lại dữ liệu nhiều lần.
Tăng khả năng kiểm soát vận hành
Nhà quản lý có thể theo dõi trạng thái đơn hàng, tiến độ giao nhận và tình hình thực hiện chuyến xe theo thời gian thực.
Hỗ trợ đối soát nhanh hơn
Dữ liệu vận hành và chứng từ được lưu trữ tập trung, giúp quá trình đối soát giữa doanh nghiệp và nhà thầu trở nên đơn giản hơn.
4. Hệ thống nhập liệu vendor quản lý thầu phụ TMS phù hợp với doanh nghiệp nào?
Tính năng này đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp vận tải có đội xe nội bộ kết hợp xe thuê ngoài
- Đơn vị logistics sử dụng nhiều đối tác vận chuyển
- Doanh nghiệp cần mở rộng năng lực vận tải nhưng vẫn muốn kiểm soát tập trung
Ví dụ, một doanh nghiệp sở hữu 30 xe tải nhưng thường xuyên hợp tác với 10 đơn vị vận tải khác. Thay vì quản lý thông tin qua nhiều kênh riêng lẻ, doanh nghiệp có thể đưa toàn bộ đối tác vào cùng hệ thống TMS để theo dõi và quản lý tập trung.
Với SOFTEK TMS, Hệ thống nhập liệu cho Vendor giúp doanh nghiệp kết nối đội xe nội bộ và nhà thầu vận tải trên cùng một nền tảng, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát, giảm thao tác thủ công và tối ưu hiệu quả vận hành.
