Trong ngành logistics, doanh thu và lợi nhuận logistics thường là chỉ số được nhắc đến nhiều nhất. Doanh nghiệp thường theo dõi số lượng shipment. Đồng thời, họ theo dõi doanh thu theo khách hàng và tuyến vận chuyển để đánh giá tăng trưởng.
Tuy nhiên, tăng trưởng doanh thu không đồng nghĩa với tăng trưởng lợi nhuận logistics. Nhiều doanh nghiệp liên tục mở rộng quy mô, xử lý nhiều shipment hơn qua từng năm nhưng biên lợi nhuận lại giảm dần. Thậm chí, có những khách hàng mang về doanh thu lớn nhưng đóng góp rất ít vào lợi nhuận thực tế. Nguyên nhân là doanh nghiệp chưa nhìn thấy đầy đủ mối quan hệ giữa doanh thu và giá vốn. Nhiều chi phí logistics phát sinh trong quá trình vận hành cũng chưa được ghi nhận đầy đủ.
Để đánh giá chính xác một shipment, doanh nghiệp cần nhìn sâu hơn doanh thu trên hóa đơn. Doanh nghiệp cần theo dõi cả chi phí và lợi nhuận thực tế.
Kiểm soát chi phí để tối ưu lợi nhuận logistics
Vì sao nhiều doanh nghiệp chưa nhìn thấy lợi nhuận thực tế của từng shipment?
Trong nhiều doanh nghiệp logistics, dữ liệu doanh thu và dữ liệu chi phí thường nằm ở các bộ phận khác nhau.
Bộ phận kinh doanh theo dõi doanh thu từ khách hàng. Bộ phận vận hành quản lý tiến độ xử lý shipment. Bộ phận kế toán theo dõi công nợ và thanh toán với nhà cung cấp.
Khi dữ liệu không được liên kết trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp rất khó xác định chính xác một shipment đang lời hay lỗ.
Nhiều khoản chi phí chỉ được tổng hợp vào cuối tháng. Một số khoản phát sinh lại được ghi nhận sau khi shipment đã hoàn thành. Điều này khiến việc quản lý lợi nhuận logistics mang tính chất nhìn lại. Doanh nghiệp khó theo dõi lợi nhuận ngay trong quá trình vận hành.
Doanh nghiệp có thể biết tổng doanh thu trong tháng. Tuy nhiên, việc xác định khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao không hề đơn giản. Doanh nghiệp cũng khó nhận biết tuyến vận chuyển nào đang làm giảm lợi nhuận.
Một shipment tạo ra doanh thu từ đâu?
Doanh thu của một shipment không chỉ đến từ cước vận chuyển. Tùy theo loại hình dịch vụ, doanh nghiệp logistics có thể tạo doanh thu từ nhiều nguồn khác nhau.
Đó có thể là cước vận tải quốc tế, cước vận tải nội địa, phí khai báo hải quan, phí chứng từ, phí handling hoặc các khoản phụ thu liên quan đến quá trình vận chuyển. Trong thực tế, một shipment thường bao gồm nhiều dòng doanh thu khác nhau. Mỗi khoản doanh thu phản ánh một phần giá trị dịch vụ. Đó là giá trị doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng.
Việc theo dõi doanh thu chi tiết giúp doanh nghiệp hiểu rõ cơ cấu nguồn thu. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xác định dịch vụ đang tạo ra doanh thu chính. Tuy nhiên, doanh thu mới chỉ phản ánh phần tiền thu được từ khách hàng. Đây chưa phải là lợi nhuận logistics.
Lợi nhuận logistics được hình thành như thế nào?
Lợi nhuận logistics được hình thành từ phần chênh lệch giữa doanh thu và toàn bộ chi phí liên quan đến shipment.
Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh doanh thu với giá mua dịch vụ. Giá mua này thường đến từ hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển. Cách tính này có thể phù hợp trong các báo cáo ngắn hạn nhưng chưa phản ánh đầy đủ hiệu quả thực tế. Để đánh giá chính xác lợi nhuận logistics, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ các nhóm chi phí phát sinh.
Nhóm đầu tiên là giá vốn dịch vụ. Bao gồm chi phí thanh toán cho hãng tàu và hãng hàng không. Ngoài ra còn có chi phí vận tải, kho bãi và đối tác dịch vụ.
Nhóm thứ hai là các chi phí phát sinh trong quá trình xử lý shipment. Những khoản này có thể bao gồm phí lưu container, phí lưu bãi, phí đổi booking hoặc các chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.
Ngoài ra còn có những chi phí liên quan đến hoạt động vận hành như nhân sự, phần mềm, quản lý và chăm sóc khách hàng.
Khi tất cả dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, doanh nghiệp mới có thể xác định chính xác mức lợi nhuận logistics của từng shipment.
Vì sao nhiều shipment có doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp?
Đây là tình trạng khá phổ biến trong ngành logistics. Một shipment có thể tạo ra doanh thu lớn nhưng đồng thời cũng kéo theo nhiều chi phí phát sinh.
Ví dụ, doanh nghiệp ký được hợp đồng với mức doanh thu hấp dẫn. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có thể phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến. Ví dụ như lưu bãi, thay đổi lịch tàu hoặc xử lý chứng từ khẩn. Nếu những khoản chi phí này không được theo dõi đầy đủ, doanh nghiệp có thể đánh giá sai hiệu quả của khách hàng hoặc tuyến vận chuyển đó.
Trong nhiều trường hợp, doanh thu vẫn tăng đều qua từng tháng nhưng lợi nhuận logistics lại không cải thiện. Nguyên nhân không nằm ở sản lượng shipment. Vấn đề là chi phí logistics đang tăng nhanh hơn doanh thu.
Đó là lý do doanh nghiệp cần theo dõi đồng thời cả doanh thu và chi phí thay vì chỉ tập trung vào một chỉ số duy nhất.
Quản lý lợi nhuận logistics theo từng shipment quan trọng như thế nào?
Lợi nhuận của doanh nghiệp được tạo ra từ từng shipment cụ thể.
Mỗi shipment có khách hàng riêng, tuyến vận chuyển riêng và cấu trúc chi phí riêng. Vì vậy, việc theo dõi lợi nhuận ở cấp độ tổng hợp thường không đủ để hỗ trợ quản trị. Khi theo dõi lợi nhuận theo từng shipment, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ hiệu quả của từng khách hàng. Từ đó có thể xác định nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất.
Doanh nghiệp cũng có thể nhận biết những tuyến vận chuyển có biên lợi nhuận thấp hoặc những dịch vụ đang phát sinh quá nhiều chi phí.
Những thông tin này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn. Các quyết định có thể liên quan đến giá bán, chính sách khách hàng hoặc chiến lược dịch vụ.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể phát hiện vấn đề ngay trong quá trình vận hành thay vì chờ đến khi báo cáo tài chính được tổng hợp.
Công nghệ giúp doanh nghiệp nhìn thấy lợi nhuận logistics theo thời gian thực
Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, việc quản lý doanh thu và chi phí logistics bằng Excel trở nên khó khăn. Điều này đặc biệt rõ với dữ liệu doanh thu và chi phí logistics. Dữ liệu thường nằm rải rác ở nhiều bộ phận. Việc tổng hợp và đối chiếu mất nhiều thời gian. Điều này khiến doanh nghiệp không thể theo dõi lợi nhuận logistics một cách kịp thời.
Các hệ thống quản lý logistics hiện đại giúp kết nối dữ liệu trên cùng một nền tảng. Dữ liệu bao gồm báo giá, vận hành, công nợ và kế toán. Khi phát sinh chi phí, hệ thống sẽ ghi nhận dữ liệu ngay lập tức. Khoản chi phí đó sẽ được liên kết với shipment tương ứng. Nhà quản lý có thể theo dõi doanh thu, giá vốn và lợi nhuận ngay trong quá trình xử lý đơn hàng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện shipment có chi phí bất thường. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nhận biết khách hàng lợi nhuận thấp hoặc tuyến vận chuyển cần điều chỉnh. Khả năng theo dõi theo thời gian thực giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Việc quản lý lợi nhuận không còn phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo cuối tháng.
Kết luận
Một shipment chỉ thực sự tạo ra giá trị khi doanh nghiệp nhìn thấy đầy đủ mối quan hệ giữa doanh thu, giá vốn và các chi phí logistics phát sinh. Doanh thu cho thấy quy mô hoạt động. Lợi nhuận logistics mới phản ánh hiệu quả kinh doanh thực tế.
Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu, chi phí logistics và lợi nhuận của từng shipment. Đây là nền tảng cho hoạt động quản trị hiệu quả. Khi dữ liệu được kết nối và cập nhật liên tục, doanh nghiệp sẽ có nền tảng tốt hơn để mở rộng quy mô, tối ưu hiệu quả vận hành và nâng cao khả năng sinh lời.