Khi doanh nghiệp logistics bắt đầu mở rộng quy mô, thách thức lớn nhất thường không nằm ở việc tìm kiếm khách hàng hay gia tăng doanh thu. Điều quan trọng hơn là duy trì khả năng quản lý logistics hiệu quả khi doanh nghiệp phát triển. Đây cũng là bài toán mà nhiều doanh nghiệp logistics gặp phải trong giai đoạn tăng trưởng.
Ở giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể quản lý logistics bằng Excel, xử lý shipment qua email hoặc trao đổi nội bộ bằng các công cụ chat. Khi khối lượng công việc chưa lớn, mô hình này vẫn vận hành hiệu quả nhờ kinh nghiệm nhân sự.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, dữ liệu phát sinh ngày càng nhiều và quy trình xử lý cũng trở nên phức tạp hơn. Các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ hơn, thời gian phản hồi cần nhanh hơn và yêu cầu về tính chính xác của dữ liệu cũng cao hơn. Đây là thời điểm những hạn chế trong quy trình vận hành bắt đầu xuất hiện và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý logistics.
Biểu hiện của doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quản lý logistics
Trong logistics, các vấn đề vận hành thường không xuất hiện ngay lập tức. Phần lớn doanh nghiệp vẫn xử lý shipment, chứng từ và công nợ như bình thường. Tuy nhiên, phía sau đó bắt đầu xuất hiện dấu hiệu mất đồng bộ trong vận hành.
Một shipment có thể bị chậm vì thông tin booking chưa được cập nhật kịp thời. Một lô hàng khác phát sinh chi phí nhưng không được ghi nhận ngay trong quá trình xử lý. Các phòng ban vẫn làm việc liên tục nhưng mất nhiều thời gian hơn để xác nhận dữ liệu với nhau.
Khi những vấn đề này xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp bắt đầu phải sử dụng thêm nhân sự để xử lý các công việc vốn không tạo ra giá trị như đối chiếu dữ liệu, kiểm tra lại thông tin hoặc theo dõi tiến độ bằng thủ công. Đây thường là dấu hiệu đầu tiên cho thấy doanh nghiệp đang mất dần khả năng kiểm soát vận hành.
Vì sao doanh nghiệp càng mở rộng càng dễ gặp vấn đề?
Khối lượng dữ liệu tăng theo cấp số nhân
Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, số lượng shipment chỉ là một phần của bài toán. Số lượng khách hàng, tuyến vận chuyển, nhân sự và phòng ban cũng tăng theo. Điều này khiến việc phối hợp giữa các phòng ban trở nên khó khăn hơn. Việc kiểm soát dữ liệu cũng phức tạp hơn trước.
Khó khăn không nằm ở việc lưu trữ dữ liệu. Vấn đề nằm ở việc đảm bảo mọi phòng ban cùng sử dụng một nguồn thông tin. Khi lịch tàu, giá vốn hoặc chứng từ thay đổi, cần phải cập nhật lại. Các bộ phận liên quan sẽ phải kiểm tra, đối chiếu lại và đồng bộ dữ liệu.
Quy trình phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân
Nhiều doanh nghiệp logistics có một vài nhân sự lâu năm nắm gần như toàn bộ quy trình vận hành. Họ biết khách hàng cần ưu tiên và các tuyến vận chuyển dễ phát sinh vấn đề. Trong giai đoạn đầu, đây có thể là lợi thế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng, kiến thức vận hành rất khó nhân rộng nếu phụ thuộc vào cá nhân. Mỗi lần tuyển mới hoặc thay đổi nhân sự, doanh nghiệp gần như phải đào tạo lại từ đầu.
Hệ thống quản lý logistics rời rạc
Nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm kế toán và phần mềm kho riêng. Hay công cụ phổ biết là Excel, email và công cụ chat để vận hành hằng ngày. Mỗi công cụ đều giải quyết tốt một phần nhu cầu riêng. Tuy nhiên, dữ liệu lại không được kết nối xuyên suốt giữa các hệ thống.
Ban đầu mô hình này vẫn có thể hoạt động. Nhưng khi số lượng phòng ban và dữ liệu tăng lên, sự rời rạc giữa các hệ thống bắt đầu tạo ra rất nhiều “điểm mù” trong quản lý vận hành.
Quy trình quản lý logistics thiếu workflow xuyên suốt giữa các phòng ban
Một shipment thường đi qua nhiều bước xử lý liên tiếp. Sales thực hiện báo giá và chốt đơn hàng. Sau đó CS tiếp nhận booking, bộ phận chứng từ chuẩn bị hồ sơ khai báo và Accounting theo dõi công nợ, doanh thu.
Nếu dữ liệu không được kế thừa xuyên suốt, mỗi bộ phận sẽ phải nhập lại thông tin. Nhiều trường hợp còn phải xác nhận lại dữ liệu nhiều lần. Khi quy mô còn nhỏ, vấn đề này ít được chú ý. Tuy nhiên khi số lượng shipment tăng lên, lượng thời gian lãng phí sẽ tăng theo cấp số nhân.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp logistics đang gặp khó khăn trong kiểm soát vận hành
Thông thường, doanh nghiệp logistics sẽ bắt đầu nhận ra vấn đề khi khối lượng công việc tăng nhanh nhưng hiệu suất xử lý không còn tăng tương ứng.
Nhân sự liên tục bận nhưng hiệu suất quản lý logistics không tăng
Doanh nghiệp tuyển thêm người nhưng thời gian xử lý shipment không giảm đáng kể. Khối lượng trao đổi nội bộ ngày càng nhiều nhưng các điểm nghẽn vẫn lặp lại. Đây thường là dấu hiệu cho thấy vấn đề nằm ở quy trình chứ không nằm ở nguồn lực.
Mỗi phòng ban sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau
Khi Sales, CS, Chứng từ và Accounting sử dụng dữ liệu riêng, doanh nghiệp rất khó có góc nhìn thống nhất. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát vận hành. Điều này khiến việc đối soát mất nhiều thời gian. Quá trình phối hợp giữa các bộ phận cũng kém hiệu quả hơn.
Khi cùng một thông tin tồn tại ở nhiều nơi khác nhau, doanh nghiệp sẽ rất khó xác định đâu là dữ liệu chính xác nhất tại thời điểm hiện tại.
Báo cáo vận hành chậm
Nhiều doanh nghiệp mất hàng giờ, thậm chí nhiều ngày chỉ để tổng hợp số liệu từ các phòng ban.
Trong khi đó, logistics là ngành có tốc độ thay đổi liên tục. Khi báo cáo không đủ nhanh, doanh nghiệp cũng mất đi khả năng phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh.
Khó kiểm soát lợi nhuận theo từng shipment
Đây là vấn đề rất phổ biến khi dữ liệu doanh thu và chi phí không được liên kết trên cùng một hệ thống.
Doanh nghiệp biết doanh thu tổng thể nhưng khó xác định shipment nào đang lỗ. Doanh nghiệp cũng khó theo dõi khách hàng có profit thấp. Việc xác định tuyến vận chuyển phát sinh nhiều chi phí cũng không đơn giản.
Điều doanh nghiệp logistics thực sự cần không chỉ là phần mềm
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần triển khai phần mềm là có thể giải quyết vấn đề vận hành. Tuy nhiên, bài toán thực tế phức tạp hơn nhiều.
Chuẩn hóa cách vận hành trước khi số hóa quy trình quản lý logistics
Điều quan trọng không phải là có phần mềm, mà là doanh nghiệp có xây dựng được một workflow xử lý thống nhất hay không.
Khi quy trình được chuẩn hóa, việc phối hợp giữa các bộ phận sẽ trở nên dễ dàng và ít phụ thuộc vào cá nhân hơn.
Xây dựng nguồn dữ liệu duy nhất cho toàn doanh nghiệp
Thay vì mỗi phòng ban lưu trữ dữ liệu riêng, xu hướng hiện nay là quản lý toàn bộ thông tin trên cùng một hệ thống tập trung.
Điều này giúp giảm sai lệch dữ liệu do nhập tay. Doanh nghiệp cũng dễ đối soát và kiểm soát dữ liệu hơn. Việc trích xuất báo cáo realtime cũng thuận tiện hơn.
Biến workflow thành tài sản của doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì kiến thức vận hành nằm ở cá nhân thay vì hệ thống. Khi workflow được chuẩn hóa và số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng đào tạo nhân sự mới, duy trì tính nhất quán trong xử lý công việc và giảm phụ thuộc vào các cá nhân chủ chốt.
Mục tiêu của chuyển đổi số không phải là thay thế con người. Mục tiêu là biến kiến thức vận hành đang nằm rải rác trong từng cá nhân thành một quy trình có thể kế thừa, mở rộng và kiểm soát được.
Xu hướng quản lý logistics hiện đại đang thay đổi như thế nào?
Trong vài năm gần đây, ngành logistics đang chuyển dịch mạnh sang mô hình quản trị vận hành theo hệ thống.
Dashboard theo dõi vận hành realtime
Dashboard realtime giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ shipment, KPI vận hành, doanh thu, lợi nhuận và khối lượng công việc của từng bộ phận trên cùng một màn hình. Nhờ đó, nhà quản lý có thể phát hiện sớm các điểm nghẽn và đưa ra quyết định nhanh hơn.
Sử dụng hệ thống ERP toàn diện để quản lý logistics
Thay vì sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ, doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang mô hình ERP logistics nhằm kết nối toàn bộ workflow vận hành trên cùng một hệ thống.
Dữ liệu được kết nối xuyên suốt từ báo giá đến đối soát công nợ. Các bộ phận không còn phải nhập lại cùng một thông tin ở nhiều nơi khác nhau, từ đó giảm đáng kể nguy cơ sai lệch dữ liệu.
Tự động hóa workflow trong quy trình quản trị logistics
Nhiều doanh nghiệp đang dần thay thế các bước xử lý thủ công bằng workflow tự động nhằm giảm thao tác lặp lại, hạn chế sai sót, tăng tốc độ xử lý công việc và giảm phụ thuộc vào cá nhân.
Khi doanh nghiệp càng mở rộng, bài toán không còn là xử lý được nhiều shipment hơn mà là duy trì khả năng kiểm soát trên toàn bộ quy trình vận hành. Doanh nghiệp có thể tuyển thêm người, nhưng nếu quy trình và dữ liệu không được chuẩn hóa, các điểm nghẽn sẽ tiếp tục xuất hiện khi quy mô tăng lên. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu.
Với SOFTEK, quản lý logistics không chỉ là số hóa dữ liệu, mà là xây dựng một hệ thống vận hành có khả năng đồng bộ workflow và mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp.