Phần mềm báo giá logistics e-Pricing của Softek hỗ trợ quản lý khách hàng, bảng giá đầu vào và báo giá bán. Các doanh nghiệp forwarding & logistics có thể quản lý tập trung dữ liệu Sales, tra cứu giá và chuẩn bị phương án chào bán trên cùng hệ thống.
Khi yêu cầu nằm rải rác trong email hoặc Excel, việc tổng hợp báo giá thường mất nhiều thời gian. Nếu khách thay đổi nhu cầu, Sales phải kiểm tra lại giá và phạm vi dịch vụ.
e-Pricing kết nối các thông tin này để hỗ trợ quá trình báo giá và phối hợp nội bộ. Softek đang phát triển thêm luồng Inquiry, giúp ghi nhận nhu cầu trước khi lựa chọn phương án giá.
Luồng xử lý gồm bốn bước chính: Inquiry → Lựa chọn Quotation → Service Proposal → Internal Booking.
Bên cạnh quy trình báo giá, hệ thống còn hỗ trợ CRM, quản lý hoạt động Sales và báo cáo kinh doanh.
1. Từ yêu cầu hỏi giá đến booking: Doanh nghiệp cần kết nối những gì?
Một yêu cầu vận chuyển có thể gồm cước biển, vận tải nội địa và dịch vụ hải quan. Sales cần xác định đầy đủ phạm vi trước khi tìm giá và chuẩn bị báo giá.
Nếu thông tin phân tán, các bộ phận dễ sử dụng những phiên bản yêu cầu khác nhau. Sales phải kiểm tra lại từng khoản phí trước khi gửi khách hàng. Việc bàn giao cho bộ phận nghiệp vụ cũng cần thêm thời gian tổng hợp.
e-Pricing tổ chức dữ liệu theo yêu cầu dịch vụ, bảng giá và báo giá bán. Luồng Inquiry mới bổ sung điểm khởi đầu để ghi nhận nhu cầu trước khi lựa chọn giá.
Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp:
- Tập trung thông tin hỏi giá và tài liệu liên quan.
- Tìm bảng giá theo nhu cầu của từng lô hàng.
- Gửi yêu cầu đến bộ phận Pricing khi cần giá mới.
- Kế thừa Quotation sang đề xuất dịch vụ.
- Chuẩn bị thông tin để chuyển sang booking nội bộ.
Đây là một phần trong việc ứng dụng ERP Logistics để kết nối quy trình và dữ liệu.
2. Quy trình xử lý Inquiry trên phần mềm báo giá logistics e-Pricing
Luồng Inquiry trên phần mềm báo giá logistics bắt đầu bằng việc ghi nhận yêu cầu dịch vụ. Sales tìm phương án giá, chuẩn bị đề xuất và chuyển thông tin sang booking nội bộ.
2.1. Khởi tạo Inquiry: Ghi nhận nhu cầu dịch vụ của khách hàng
Inquiry ghi nhận yêu cầu dịch vụ trước khi Sales lựa chọn phương án báo giá. Sales nhập thông tin cơ bản và lưu bản nháp trên hệ thống.
Loại hình dịch vụ được lựa chọn ngay từ bước đầu. Hệ thống dựa vào lựa chọn này để hiển thị các vùng nhập liệu tương ứng.
Inquiry có các nhóm dữ liệu chính:
- Thông tin cơ bản của yêu cầu.
- Chi tiết theo dịch vụ chính.
- Tệp đính kèm.
- Thông tin dịch vụ bổ trợ được lựa chọn.
Màn hình tạo Inquiry với thông tin yêu cầu dịch vụ logistics
Ví dụ, khi chọn Sea-FCL-Door/Door, màn hình hiển thị các phần thông tin phục vụ loại hình vận chuyển đó.
Thông tin Inquiry cho dịch vụ Sea FCL Door to Door và vận tải nội địa
Với các hình thức Door/Door, CY/Door hoặc Door/CY, người dùng có thể lựa chọn thêm dịch vụ bổ trợ. Các vùng nhập liệu liên quan sẽ hiển thị theo lựa chọn.
Phần thông tin bổ sung có thể bao gồm Trucking, dịch vụ hải quan và các yêu cầu liên quan. Những dịch vụ như C/O, hun trùng hoặc kiểm dịch có màn hình chi tiết tương ứng trong tài liệu phát triển.
Sales có thể bổ sung thông tin Trucking, dịch vụ hải quan và yêu cầu chứng từ liên quan. Qua đó, phạm vi chào giá được làm rõ ngay từ đầu.
Theo thiết kế hiện tại, đổi loại hình dịch vụ có thể làm mất dữ liệu đã nhập. Vì vậy, Sales cần kiểm tra lựa chọn trước khi khai báo chi tiết.
2.2. Lựa chọn Pricing và Quotation phù hợp với Inquiry
Sau khi lưu Inquiry, phần mềm báo giá logistics hiển thị Pricing và Quotation phù hợp với thông tin đã nhập. Sales xem xét các phương án trước khi lựa chọn báo giá.
Pricing là bảng giá đầu vào, còn Quotation là báo giá bán. Hai nhóm dữ liệu giúp Sales xây dựng phương án đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Tại mỗi phân vùng dịch vụ, người dùng chọn tối đa một Quotation. Các phương án được lựa chọn sẽ làm cơ sở tạo Service Proposal ở bước tiếp theo. Ngoài ra, Sales và Pricing có thể trao đổi thông tin với nhau khi check giá thông qua phần Nhận xét (Comment)
Việc tìm giá theo Inquiry giúp gắn phương án chào bán với yêu cầu cụ thể. Sales có cơ sở kiểm tra phạm vi dịch vụ trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
2.3. Request Pricing khi chưa có giá phù hợp hoặc cần bổ sung giá
Một số yêu cầu chưa có sẵn bảng giá phù hợp. Sales có thể sử dụng Request Pricing để đề nghị cập nhật phương án mới.
Người dùng lựa chọn người nhận và gửi yêu cầu ngay trong luồng xử lý. Bộ phận Pricing tiếp nhận để thực hiện bước cập nhật giá.
Chức năng này tạo điểm phối hợp giữa Sales và người phụ trách giá. Sales có thể tiếp tục lựa chọn phương án khi dữ liệu phù hợp được bổ sung. Nhờ đó, quá trình báo giá có bước phối hợp rõ ràng giữa Sales và bộ phận Pricing. Yêu cầu tìm giá được xử lý trong cùng luồng nghiệp vụ.
2.4. Markup để tạo Quotation mới
Sales có thể thực hiện markup trên Pricing hoặc Quotation hiện có để tạo báo giá mới.
Sau khi lưu, Quotation mới xuất hiện trong danh sách lựa chọn ở bước hai. Người dùng chọn phương án phù hợp và tiếp tục quy trình.
Ví dụ minh họa:
Giá đầu vào của một dịch vụ hải quan cho luồng đỏ là 100.000 VND. Sales cộng thêm 100.000 VND, tạo giá bán 200.000 VND.
| Thành phần | Giá trị minh họa |
|---|---|
| Giá đầu vào | 100.000 VND |
| Khoản markup | 100.000 VND |
| Giá bán | 200.000 VND |
Trong ví dụ này, markup bằng 100% giá đầu vào. Khoản chênh lệch chưa phản ánh lợi nhuận cuối cùng nếu còn chi phí khác.
Số liệu chỉ dùng để giải thích nghiệp vụ, không phải giá dịch vụ thực tế.
2.5. Tạo và xuất Service Proposal cho khách hàng
Từ các Quotation đã lựa chọn, hệ thống tạo Service Proposal — đề xuất dịch vụ tương ứng.
Sales kiểm tra nội dung trước khi xuất file gửi khách hàng. Bước này giúp tổng hợp phương án dịch vụ từ dữ liệu đã chọn. Người dùng giảm việc nhập lại thông tin khi chuẩn bị tài liệu chào bán.
Service Proposal là tài liệu đề xuất dịch vụ cho khách hàng. Internal Booking là bước tiếp theo để chuẩn bị triển khai nghiệp vụ nội bộ.
2.6. Khởi tạo Internal Booking và chuyển tiếp xử lý
Ở bước bốn, người dùng bổ sung thông tin chi tiết để khởi tạo Internal Booking.
Sau đó, Sales tiếp tục vào danh sách Internal Booking để hoàn thiện thông tin. Sales gửi booking cho trưởng bộ phận chứng từ theo quy trình hiện tại.
Trưởng bộ phận chứng từ tiếp nhận và duyệt tại Internal Booking – Processing.
Luồng này tạo điểm nối giữa hoạt động chào giá và quản lý nghiệp vụ giao nhận trên FAST PRO.NET.
2.7. Đồng bộ thay đổi trước khi hoàn tất quy trình
Trước khi hoàn tất bước bốn, người dùng có thể quay lại bước lựa chọn báo giá để điều chỉnh.
Các thay đổi được cập nhật sang những bước liên quan phía sau. Sales cần kiểm tra lại đề xuất dịch vụ và thông tin booking trước khi xác nhận.
Theo thiết kế hiện tại, quy trình sẽ khóa việc quay lại chỉnh sửa sau khi đã xuất Internal Booking.
3. Quản lý Pricing và Quotation trên phần mềm báo giá logistics
Phần mềm báo giá logistics cần nguồn giá đầu vào rõ ràng để phục vụ hoạt động chào bán. e-Pricing tập trung bảng giá, nhóm phụ phí và Quotation để Sales thuận tiện khai thác.
3.1. Tập trung dữ liệu Pricing
Bộ phận Pricing có thể cập nhật bảng giá cho các nhóm dịch vụ như Sea, Air, Customs và Trucking.
Hệ thống hỗ trợ import bảng giá từ Excel. Chức năng AI hỗ trợ đọc bảng giá từ hình ảnh hoặc PDF để đưa dữ liệu vào phần mềm.
Người phụ trách cần kiểm tra kết quả trước khi sử dụng cho hoạt động chào giá.
Dữ liệu tập trung giúp Sales khai thác nguồn giá chung, thay vì tổng hợp lại cho từng yêu cầu.
3.2. Thiết lập nhóm phụ phí
Group of Surcharge hỗ trợ thiết lập nhóm phụ phí phải thu và phải trả.
Việc tổ chức phụ phí theo nhóm giúp giảm thao tác lặp lại khi lập báo giá. Người dùng cũng dễ kiểm tra các khoản thuộc phạm vi dịch vụ.
Doanh nghiệp cần xác định rõ khoản đã bao gồm và chưa bao gồm trong từng phương án.
3.3. Tổng hợp nhiều dịch vụ bằng Quotation All In
Một yêu cầu có thể cần nhiều nhóm dịch vụ trong cùng phương án chào bán. Quotation All In hỗ trợ tổng hợp các dịch vụ như Sea, Log và Truck vào một báo giá.
Khi Sales tạo Quotation All In, hệ thống tự động tạo 3 Internal Booking theo từng loại hình → Phân bổ trực tiếp đến bộ phận phụ trách.
Ví dụ, phương án vận chuyển có thể gồm:
| Hạng mục | Giá bán minh họa |
|---|---|
| Cước vận chuyển đường biển | 1.100 USD |
| Vận tải nội địa | 150 USD |
| Dịch vụ và phụ phí đã thỏa thuận | 100 USD |
| Tổng giá chào bán | 1.350 USD |
Số liệu giả định, sử dụng cùng loại tiền tệ để dễ theo dõi.
4. CRM logistics: Kết nối yêu cầu dịch vụ với thông tin khách hàng
Bên cạnh chức năng báo giá, e-Pricing tích hợp CRM để quản lý thông tin và hoạt động chăm sóc khách hàng. Việc kết nối CRM với phần mềm báo giá logistics giúp Sales thuận tiện tra cứu khi chuẩn bị phương án dịch vụ.
CRM giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, người phụ trách và hoạt động liên quan. Phân hệ CRM hỗ trợ Sales có thêm dữ liệu để chuẩn bị trao đổi và theo dõi cơ hội kinh doanh.
4.1. Theo dõi khách hàng theo trạng thái
Hệ thống hỗ trợ các nhóm trạng thái:
- Potential: khách hàng tiềm năng, chưa phát sinh liên hệ.
- On Sale: khách hàng đang được Sales tiếp cận.
- Official: khách hàng chính thức.
- Lost: khách hàng được chuyển trạng thái theo điều kiện thiết lập.
Các quy tắc chuyển trạng thái giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động chăm sóc phù hợp.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể nhận diện khách hàng lâu chưa phát sinh lô hàng để liên hệ lại.
4.2. Kiểm tra dữ liệu trùng và phân công Sales
Công cụ Double Check hỗ trợ kiểm tra khách hàng đã tồn tại trong hệ thống.
Sales có thể kiểm tra trước khi tạo mới, hạn chế hồ sơ trùng lặp.
Nhà quản lý có thể phân công hoặc chuyển khách hàng cho Sales khác phụ trách theo nhu cầu.
4.3. Ghi nhận hoạt động và quản lý hợp đồng
Sales có thể ghi nhận hoạt động chăm sóc và thiết lập nhắc nhở khi đến hẹn.
Hồ sơ khách hàng còn lưu thông tin hợp đồng và các điều khoản công nợ. Khi kết nối với hệ thống kế toán nghiệp vụ, dữ liệu hỗ trợ theo dõi hạn mức công nợ và hiệu lực hợp đồng.
Đây là điểm liên hệ giữa quản lý khách hàng và phần mềm kế toán logistics ACC.
4.4. Theo dõi target, dashboard và báo cáo
Doanh nghiệp có thể phân target cho từng Sales, nhóm Sales hoặc phòng ban.
Dashboard và báo cáo hỗ trợ theo dõi hoạt động kinh doanh theo phạm vi dữ liệu được kết nối.
Các nhóm báo cáo gồm:
- Báo cáo khách hàng.
- Báo cáo hoạt động Sales.
- Báo cáo kết quả theo Sales.
- Báo cáo lợi nhuận.
- Báo cáo công nợ khách hàng.
Nhà quản lý có thể kết hợp dữ liệu hoạt động với kết quả giao dịch để đánh giá hiệu suất.
4.5. Tra cứu và cập nhật trên ứng dụng di động
Ứng dụng di động hỗ trợ Sales cập nhật hồ sơ và thông tin người liên hệ.
Người dùng có thể xem trạng thái khách hàng, người phụ trách và thông tin hợp đồng.
Sales cũng có thể tra cứu nhanh các báo cáo khách hàng, lợi nhuận và công nợ theo phân quyền.
5. Customer Portal hỗ trợ trao đổi thông tin trực tuyến
Customer Portal cung cấp kênh truy cập cho khách hàng hoặc Agent được cấp tài khoản. Các bên có thể tra cứu giá, gửi booking và theo dõi thông tin theo phạm vi phân quyền.
Kênh trực tuyến Customer Portal giúp việc trao đổi thuận tiện hơn khi khách hàng và forwarder làm việc khác múi giờ.
Portal còn hỗ trợ xem thông tin lô hàng và trao đổi chứng từ. Những dữ liệu như SI, VGM, hóa đơn và Packing List phục vụ các bước nghiệp vụ tiếp theo.
6. Từ báo giá đến quản trị tổng thể doanh nghiệp logistics
Phần mềm quản lý báo giá logistics CRM, Pricing và Quotation giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng từ quản lý khách hàng đến xây dựng và phát hành báo giá. Nhờ dữ liệu tập trung và cơ chế kiểm soát chặt chẽ, hệ thống hỗ trợ nâng cao tính minh bạch, giảm sai sót và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao.
Kết nối phần mềm báo giá logistics với hệ thống nghiệp vụ giúp chuyển tiếp thông tin sau bước chào bán. Dữ liệu được lựa chọn từ Inquiry và Quotation làm cơ sở chuẩn bị Internal Booking.
Trong hệ sinh thái Softek:
- e-Pricing phục vụ quản lý khách hàng, bảng giá và báo giá.
- FAST PRO.NET hỗ trợ quản lý nghiệp vụ giao nhận và lô hàng.
- ACC V.8 phục vụ nghiệp vụ kế toán và quản lý công nợ.
Kết nối các phần mềm giúp doanh nghiệp tổ chức dữ liệu xuyên suốt hơn. Phạm vi kế thừa cần được xác định theo quy trình và cấu hình triển khai. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu giải pháp ERP Logistics Softek để lựa chọn phạm vi ứng dụng phù hợp.
7. Trao đổi quy trình báo giá logistics với Softek
Doanh nghiệp đang mất thời gian tìm giá, tổng hợp yêu cầu hoặc chuẩn bị báo giá?
Tìm hiểu phần mềm báo giá logistics e-Pricing cùng Softek để lựa chọn phạm vi chức năng phù hợp. Doanh nghiệp có thể trao đổi thêm về luồng Inquiry và khả năng kết nối dữ liệu với phần mềm nghiệp vụ FAST PRO.NET.
- Email: info@softek.vn
- Điện thoại: (028) 7101 1796 Ext 109