Ngành logistics vận hành dựa trên sự liên kết của nhiều nghiệp vụ. Các nghiệp vụ này bao gồm kinh doanh, pricing, booking, chứng từ, khai thác lô hàng, kế toán và quản trị. Mỗi bộ phận tạo và sử dụng lượng lớn dữ liệu trong suốt vòng đời của một lô hàng. Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng nghiệp vụ có thể giải quyết tốt từng bài toán. Tuy nhiên, dữ liệu lại dễ bị phân tách giữa các hệ thống. Khi đó, vấn đề không còn nằm ở số lượng phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng. Điều quan trọng là các phần mềm, dữ liệu và quy trình có được kết nối thành một hệ thống thống nhất hay không. Đây là bài toán mà ERP Logistics hướng đến giải quyết.
ERP Logistics là gì?
ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning. Thuật ngữ này thường được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối các nguồn lực. Hệ thống cũng liên kết dữ liệu và quy trình trên cùng một nền tảng.
Trong logistics, ERP Logistics là hệ thống quản trị dành cho doanh nghiệp logistics. Hệ thống kết nối các nghiệp vụ và nguồn lực đặc thù. Phạm vi có thể bao gồm kinh doanh, khai thác lô hàng, tài chính, kế toán và quản trị.
Tuy nhiên, có một điểm cần làm rõ: ERP không đồng nghĩa với một phần mềm ERP duy nhất.
Phần mềm là một trong những công cụ phục vụ triển khai và vận hành hệ thống ERP. Một hệ thống ERP hoàn chỉnh còn bao gồm quy trình nghiệp vụ và dữ liệu. Hệ thống cũng liên quan đến cơ cấu quản lý, phân quyền và cơ chế kiểm soát. Ngoài ra, doanh nghiệp cần các công cụ hỗ trợ phù hợp.
Thay vì chỉ hỏi “Doanh nghiệp cần mua phần mềm ERP nào?”, doanh nghiệp nên xem xét một bài toán rộng hơn. Đó là xây dựng hệ thống quản trị phù hợp như thế nào.
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản trị như thế nào để dữ liệu, quy trình và các bộ phận có thể vận hành thống nhất?
Với doanh nghiệp logistics, câu hỏi này càng quan trọng khi một lô hàng thường đi qua nhiều bộ phận và phát sinh dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
ERP Logistics bao gồm những gì?
ERP Logistics không chỉ tập trung vào một nghiệp vụ cụ thể. Hệ thống hướng đến việc kết nối toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Quản lý xuyên suốt quy trình logistics
Tùy mô hình hoạt động, hệ thống có thể bao phủ nhiều nghiệp vụ. Các nghiệp vụ gồm Sales, Pricing, Booking, Documentation, Operation, Accounting và Reporting.
Khi các nghiệp vụ được liên kết, thông tin có thể tiếp tục được sử dụng ở những bước tiếp theo. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế việc nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần.
Ví dụ, thông tin của một khách hàng và lô hàng được tạo từ bộ phận kinh doanh có thể tiếp tục được sử dụng cho quá trình khai thác shipment, theo dõi doanh thu – chi phí và lập báo cáo quản trị.
Quản lý dữ liệu tập trung
Mỗi shipment có thể phát sinh nhiều loại dữ liệu. Các dữ liệu này bao gồm thông tin khách hàng, booking, bill và chứng từ. Ngoài ra còn có doanh thu, chi phí, công nợ và thông tin vận hành khác.
ERP Logistics giúp liên kết dữ liệu trong cùng một hệ thống. Nhờ đó, dữ liệu không còn bị phân tán độc lập giữa nhiều phần mềm hoặc file khác nhau.
Điều này tạo ra nguồn dữ liệu thống nhất cho doanh nghiệp. Các bộ phận có thể khai thác dữ liệu theo đúng quyền hạn và nhu cầu công việc.
Kết nối các phòng ban
Một lô hàng không chỉ thuộc về bộ phận Operation. Sales, Customer Service, Documentation, Accounting và Management đều có thể tham gia vào những giai đoạn khác nhau của quy trình.
ERP Logistics tạo môi trường làm việc chung cho các bộ phận. Thông tin được chuyển tiếp giữa các bước trên cùng hệ thống dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào trao đổi thủ công.
Tích hợp với các hệ thống bên ngoài
Doanh nghiệp logistics thường phải làm việc với nhiều hệ thống và đối tác bên ngoài. Có thể là hãng tàu, hãng hàng không, hải quan, khách hàng hoặc các nền tảng cung cấp dữ liệu.
Vì vậy, khả năng tích hợp thông qua API, EDI hoặc các phương thức kết nối phù hợp là một thành phần quan trọng của hệ thống ERP Logistics.
Mục tiêu không phải là đưa tất cả hệ thống về thành một phần mềm duy nhất, mà là kết nối các hệ thống cần thiết để dữ liệu có thể luân chuyển xuyên suốt quy trình.
ERP Logistics khác gì so với các phần mềm logistics riêng lẻ?
Phần mềm chuyên biệt vẫn có vai trò quan trọng trong hoạt động logistics. Một doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm riêng cho kế toán, quản lý kho, vận tải, khai báo hải quan hoặc một nghiệp vụ cụ thể.
Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp ngày càng sử dụng nhiều hệ thống nhưng dữ liệu giữa các hệ thống không được liên kết.
| Tiêu chí | Phần mềm chuyên biệt | ERP Logistics |
| Phạm vi | Tập trung vào một nghiệp vụ | Kết nối nhiều nghiệp vụ |
| Dữ liệu | Có thể nằm riêng trên từng hệ thống | Được liên kết xuyên suốt |
| Phối hợp phòng ban | Phụ thuộc vào khả năng kết nối giữa các phần mềm | Là một phần của cùng hệ thống |
| Quy trình | Giải quyết từng công đoạn | Quản lý theo luồng nghiệp vụ |
| Tích hợp | Tùy từng giải pháp | Hướng đến kết nối nhiều hệ thống |
| Mở rộng | Mở rộng theo từng phần mềm | Mở rộng theo nhu cầu của toàn hệ thống |
Do đó, ERP Logistics không nhất thiết thay thế toàn bộ phần mềm chuyên biệt. Thay vào đó, hệ thống có thể đóng vai trò nền tảng kết nối và quản trị tổng thể.
Đây cũng là điểm giúp doanh nghiệp tránh cách tiếp cận “càng nhiều phần mềm càng tốt”. Giá trị của hệ thống nằm ở khả năng kết nối các công cụ. Nhờ đó, các công cụ cùng phục vụ một quy trình và sử dụng dữ liệu nhất quán.
Khi nào doanh nghiệp logistics nên cân nhắc ERP?
ERP không phải lúc nào cũng là lựa chọn cần thiết ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể bắt đầu cân nhắc ERP Logistics khi quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động vận hành khiến việc quản lý bằng nhiều công cụ rời rạc trở nên khó kiểm soát.
Một số dấu hiệu thường gặp gồm:
– Doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng tham gia xử lý một lô hàng.
– Số lượng shipment và dữ liệu phát sinh ngày càng lớn.
– Một thông tin phải nhập lại ở nhiều hệ thống hoặc nhiều công đoạn.
– Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm nhưng dữ liệu chưa được liên thông.
– Khó theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng shipment.
– Ban quản lý cần báo cáo từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
– Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cần mở rộng quy mô vận hành.
– Có nhu cầu tự động hóa các công việc nhập liệu và xử lý chứng từ.
Trong những trường hợp này, việc xây dựng một hệ thống ERP Logistics có thể giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý từng nghiệp vụ sang quản lý toàn bộ quy trình trên một nền tảng thống nhất.
AI được ứng dụng như thế nào trong ERP Logistics?
AI đang mở rộng vai trò trong các hệ thống quản trị doanh nghiệp. Công nghệ này đặc biệt hữu ích với công việc có nhiều dữ liệu và chứng từ cần xử lý.
Trong logistics, AI có thể được tích hợp trực tiếp vào quy trình ERP. Cách tích hợp này hỗ trợ người dùng xử lý dữ liệu ngay trên hệ thống. Nhờ đó, AI không chỉ hoạt động như một công cụ độc lập.
AI có thể hỗ trợ xử lý các chứng từ như MBL, HBL, AN, Manifest, Booking,… Hệ thống có thể nhận diện thông tin và đề xuất dữ liệu tương ứng. Người dùng vẫn có thể kiểm tra, chỉnh sửa những thông tin cần thiết trước khi cập nhật vào shipment.
Với Invoice và Debit, AI có thể hỗ trợ nhận diện các trường dữ liệu liên quan đến chi phí như Charge Name, Quantity, Unit Price, Currency, Pre-Tax, Tax… và đưa dữ liệu vào đúng ngữ cảnh nghiệp vụ.
Quy trình có thể được hiểu đơn giản như sau:
Chứng từ → AI nhận diện dữ liệu → Đề xuất thông tin → Người dùng kiểm tra → Cập nhật vào hệ thống.
Điểm quan trọng là AI không thay thế hệ thống ERP. AI trở thành một công cụ nằm trong quy trình ERP, giúp giảm thao tác nhập liệu, hỗ trợ xử lý chứng từ và đưa dữ liệu vào hệ thống nhanh hơn.
Khi AI được tích hợp trực tiếp với dữ liệu và quy trình nghiệp vụ, giá trị của AI không chỉ nằm ở khả năng “đọc tài liệu”, mà còn ở việc biến dữ liệu từ tài liệu thành dữ liệu có thể tiếp tục được sử dụng trong quá trình vận hành.
Một hệ thống ERP Logistics cần đáp ứng những tiêu chí nào?
Khi lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp logistics, không nên chỉ đánh giá số lượng tính năng. Doanh nghiệp cần xem xét mức độ phù hợp của hệ thống với quy trình thực tế và khả năng phát triển trong tương lai.
1. Bao phủ quy trình nghiệp vụ
Hệ thống cần đáp ứng được các nghiệp vụ quan trọng trong mô hình vận hành của doanh nghiệp và có khả năng kết nối các công đoạn với nhau.
2. Dữ liệu được liên kết
Thông tin cần được sử dụng xuyên suốt quy trình, hạn chế tình trạng mỗi bộ phận duy trì một nguồn dữ liệu riêng.
3. Khả năng tích hợp
ERP cần có khả năng kết nối với các hệ thống bên ngoài thông qua API, EDI hoặc những phương thức phù hợp với nhu cầu thực tế.
4. Khả năng mở rộng
Hệ thống cần có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng số lượng người dùng, shipment, chi nhánh, nghiệp vụ hoặc phát sinh nhu cầu quản lý mới.
5. Khả năng tự động hóa và ứng dụng AI
Những công việc có tính lặp lại như nhập liệu, xử lý chứng từ và đồng bộ dữ liệu có thể được tự động hóa hoặc hỗ trợ bằng AI, giúp nhân sự tập trung hơn vào các công việc cần kiểm tra và ra quyết định.
Softek – Nền tảng ERP Logistics cho doanh nghiệp giao nhận
Với đặc thù vận hành của doanh nghiệp logistics và forwarder, Softek phát triển hệ sinh thái theo hướng ERP Logistics. Hệ sinh thái tập trung kết nối các nghiệp vụ trên cùng một nền tảng.
Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt nhiều hoạt động. Các nghiệp vụ gồm Sales, Pricing, Booking, Shipment, Documentation, Operation, Accounting và quản trị. Ngoài ra, hệ thống có thể kết nối với các nền tảng bên ngoài theo nhu cầu.
Thay vì xem ERP là một phần mềm “all-in-one” đơn lẻ, Softek tiếp cận ERP Logistics như một hệ thống kết nối giữa con người – quy trình – dữ liệu – công nghệ.
Bên cạnh các nghiệp vụ quản lý logistics, nền tảng còn được phát triển theo hướng tích hợp API, tự động hóa và AI. Các công nghệ này hỗ trợ giảm thao tác thủ công. Đồng thời, doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu hiệu quả hơn.
Đặc biệt, AI có thể được tích hợp trực tiếp vào quy trình xử lý chứng từ và dữ liệu shipment. Nhờ đó, dữ liệu đầu vào được chuyển đổi thành thông tin sẵn sàng phục vụ vận hành trên hệ thống.
Kết luận
ERP Logistics không đơn thuần là việc doanh nghiệp mua một phần mềm có nhiều chức năng. Bản chất của ERP là xây dựng một hệ thống quản trị thống nhất. Hệ thống đó bao gồm quy trình, dữ liệu, con người và công nghệ được kết nối với nhau.
Cách tiếp cận ERP mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp logistics. Một lô hàng thường liên quan đến nhiều bộ phận, nguồn dữ liệu và công đoạn xử lý khác nhau.
Một hệ thống ERP Logistics phù hợp không nhất thiết phải thay thế tất cả các phần mềm đang sử dụng. Hệ thống cần có khả năng kết nối các nghiệp vụ và tập trung dữ liệu. Đồng thời, hệ thống cần hỗ trợ tự động hóa quy trình và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Khi kết hợp ERP với khả năng tích hợp và AI, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý. Đây cũng là nền tảng để từng bước xây dựng hệ thống vận hành logistics thống nhất. Hệ thống có thể linh hoạt mở rộng và sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi số.