Customer Portal Logistics được phát triển để giải quyết bài toán phối hợp giữa Forwarder và các agent quốc tế. Nhiều doanh nghiệp logistics xây dựng mạng lưới agent tại nhiều quốc gia để xử lý lô hàng. Tuy nhiên, sự khác biệt về múi giờ, ngôn ngữ và cách thức trao đổi thông tin thường làm gián đoạn quá trình phối hợp.
Một yêu cầu báo giá có thể phải chờ đến ngày làm việc tiếp theo mới được phản hồi. Booking, chứng từ và tình trạng lô hàng thường được trao đổi qua nhiều email. Điều này khiến việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Những khoảng trễ này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý. Chúng cũng làm giảm trải nghiệm hợp tác giữa hai bên.
Đó là lý do Softek phát triển Customer Portal Logistics. Thay vì phụ thuộc vào giờ làm việc của Forwarder tại Việt Nam, các agent nước ngoài có thể chủ động truy cập hệ thống. Họ có thể tra cứu báo giá, gửi Booking, quản lý chứng từ và theo dõi lô hàng bất cứ lúc nào. Nhờ đó, quá trình phối hợp trở nên nhanh hơn và minh bạch hơn. Doanh nghiệp cũng không còn bị giới hạn bởi múi giờ hay khoảng cách địa lý.
Khách hàng có thể lựa chọn yêu cầu check giá loại hình dịch vụ mong muốn
Customer Portal Logistics là cổng thông tin trực tuyến cho phép khách hàng và agent được cấp quyền truy cập vào hệ thống của Forwarder để tra cứu báo giá, gửi booking, theo dõi lô hàng và quản lý chứng từ theo thời gian thực.
Giao diện yêu cầu báo giá, gồm nhiều loại hình dịch vụ
Vì sao doanh nghiệp logistics cần Customer Portal Logistics?
Hoạt động logistics thường liên quan đến nhiều đối tác ở các quốc gia khác nhau. Sự khác biệt về múi giờ khiến việc trao đổi thông tin không phải lúc nào cũng diễn ra ngay lập tức.
Một Forwarder có thể làm việc với hàng chục Agent tại nhiều quốc gia khác nhau. Mỗi Agent có múi giờ, ngôn ngữ và quy trình làm việc riêng.
Bên cạnh đó, mỗi lô hàng đều phát sinh nhiều tài liệu và yêu cầu xử lý. Nếu toàn bộ thông tin phụ thuộc vào email, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian tìm kiếm và phản hồi. Customer Portal giúp khách hàng chủ động truy cập dữ liệu bất cứ lúc nào.
Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng trao đổi thủ công. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nâng cao tốc độ phục vụ và khả năng kiểm soát thông tin.
Customer Portal Logistics hỗ trợ những nghiệp vụ nào?
Tra cứu báo giá và gửi booking trực tuyến
Khách hàng có thể chủ động tra cứu bảng giá theo từng tuyến vận chuyển.
Người dùng thực hiện tra cứu giá theo nhu cầu và chọn booking mức giá mình muốn
Hệ thống hiển thị đầy đủ cước vận chuyển, phụ phí và các khoản Local Charges liên quan.
Người dùng có thể xem chi tiết thông tin booking, từng khoản phí cụ thế
Sau khi xem báo giá, nếu đúng thông tin, khách hàng thực hiện xác nhận và gửi booking đến forwarder
Sau khi lựa chọn dịch vụ phù hợp, khách hàng có thể gửi booking trực tiếp đến forwarder trên portal. Booking được tạo trực tiếp trên Customer Portal và đồng bộ ngay sang e-Pricing. Bộ phận Sales hoặc OPS có thể tiếp nhận ngay mà không cần nhập lại dữ liệu.
Người dùng review booking trực tiếp trên hệ thống, có thể tải xuống file PDF hoặc gửi email
Điều này giúp giảm thời gian trao đổi qua email và hạn chế sai sót khi nhập liệu.
Quản lý báo giá tập trung
Forwarder có thể lựa chọn chính xác khách hàng hoặc Agent nào được phép xem từng báo giá.
Toàn bộ báo giá mà khách hàng đã thực hiện trên portal đều được lưu lại. Khách hàng có thể xem lại lịch sử báo giá bất cứ lúc nào.
Ngoài việc xem trực tiếp trên hệ thống, người dùng còn có thể tải báo giá dưới dạng PDF hoặc gửi qua email.
Việc lưu trữ tập trung giúp khách hàng dễ dàng đối chiếu và so sánh các báo giá trước đó.
Theo dõi lịch sử lô hàng
Customer Portal cho phép khách hàng theo dõi toàn bộ các lô hàng đã và đang thực hiện trên trang portal.
Khách hàng có thể quản lý lịch sử các lô hàng đã thực hiện trên trang portal
Mỗi lô hàng đều được lưu lại cùng các thông tin liên quan như tuyến vận chuyển, trạng thái xử lý và lịch sử giao dịch.
Màn hình quản lý lịch sử lô hàng, tại đây có thể xem tiến trình lô hàng và các chứng từ liên quan
Việc tập trung dữ liệu giúp khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin khi cần đối chiếu hoặc lập kế hoạch kinh doanh.
Điều này đặc biệt hữu ích với các Agent ở nước ngoài vì họ có thể chủ động theo dõi tiến độ lô hàng mà không phụ thuộc vào giờ làm việc của Forwarder.
Quản lý chứng từ logistics
Trong mỗi lô hàng, doanh nghiệp và khách hàng thường phải trao đổi nhiều loại chứng từ. Đó có thể là Shipping Instruction, Invoice, Packing List, House Bill hoặc các tài liệu khác.
Hệ thống cho phép người dùng upload và download các chứng từ liên quan đến lô hàng
Thay vì gửi qua email, khách hàng có thể tải lên hoặc tải xuống toàn bộ chứng từ của lô hàng trực tiếp trên Customer Portal Logistics. Mọi tài liệu đều được lưu trữ tập trung theo từng lô hàng.
Nhờ đó, việc tìm kiếm và quản lý chứng từ logistics trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Theo dõi hành trình lô hàng theo thời gian thực
Một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất là Track & Trace.
Hệ thống hỗ trợ tra cứu tiến trình lô hàng thông qua tính năng Track and Trace
Khách hàng có thể theo dõi vị trí và tiến trình xử lý hiện tại của lô hàng ngay trên hệ thống. Thông tin được cập nhật liên tục theo dữ liệu vận hành.
Hệ thống hiển thị thông tin tiến trình lô hàng realtime
Điều này giúp khách hàng, agent chủ động theo dõi tiến độ mà không cần liên hệ với nhân viên.
Customer Portal Logistics mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp logistics?
Customer Portal không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Giải pháp này còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành.
Khách hàng và Agent chủ động truy cập hệ thống để tra cứu thông tin, giảm đáng kể số lượng email và cuộc gọi cần xử lý mỗi ngày.
Hoạt động giao thương quốc tế trở nên dễ dàng, doanh nghiệp có thể phục vụ các đối tác quốc tế liên tục, ngay cả khi khác biệt múi giờ.
Dữ liệu được đồng bộ giữa Customer Portal Logistics và e-Pricing giúp hạn chế nhập liệu lặp lại và giảm sai lệch thông tin.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và đối tác quốc tế.
Customer Portal hoạt động như một phần mở rộng của hệ thống e-Pricing
Customer Portal không phải là một cổng thông tin hoạt động độc lập. Đây là hệ thống được kết nối trực tiếp với e-Pricing, nơi quản lý CRM, Pricing và Quotation.
Mọi thao tác của khách hàng hoặc agent trên Portal đều được đồng bộ về e-Pricing. Khi agent tra cứu giá theo tuyến vận chuyển, hệ thống tự động ghi nhận yêu cầu dưới dạng Inquiry. Bộ phận Sales/ Pricing có thể tiếp nhận và xử lý trên hệ thống, không cần nhập lại thông tin.
Sau khi hoàn tất Quotation trên e-Pricing, Forwarder có thể thiết lập trạng thái Public. Khi đó, báo giá sẽ được chia sẻ cho những khách hàng hoặc agent được cấp quyền truy cập. Khi đăng nhập Portal, mỗi người dùng chỉ nhìn thấy các báo giá đã được chia sẻ cho mình. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt việc công bố giá bán và đảm bảo tính bảo mật.
Khi khách hàng quyết định đặt chỗ, yêu cầu Booking sẽ được gửi trực tiếp từ Customer Portal về e-Pricing. Forwarder có thể tiếp nhận và xử lý ngay trên hệ thống. Dữ liệu được kế thừa xuyên suốt giữa các bước nghiệp vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần nhập liệu nhiều lần và cũng hạn chế được sai sót trong quá trình vận hành.
Inquiry, Quotation và Booking là các bước liên tiếp trong cùng một quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu được kế thừa xuyên suốt giữa Customer Portal và e-Pricing. Nhờ cơ chế đồng bộ hai chiều, doanh nghiệp kết nối toàn bộ quy trình trên một nền tảng. Từ Inquiry, báo giá, Booking đến xử lý lô hàng đều sử dụng cùng một nguồn dữ liệu.
Kết luận
Với doanh nghiệp logistics có mạng lưới agent quốc tế, khoảng cách địa lý không còn là rào cản lớn. Thách thức thực sự nằm ở múi giờ, ngôn ngữ và cách thức trao đổi thông tin giữa các bên.
Khi mọi yêu cầu đều phụ thuộc vào email hoặc nhân viên xử lý, doanh nghiệp khó phản hồi kịp thời. Chỉ một khoảng thời gian chờ phản hồi cũng có thể làm chậm báo giá, Booking hoặc xử lý lô hàng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. Nó còn làm giảm trải nghiệm hợp tác của các đối tác quốc tế.
Customer Portal Logistics giúp thay đổi cách Forwarder làm việc với agent. Thay vì chờ phản hồi trong giờ làm việc, agent có thể chủ động tra cứu báo giá, gửi Booking và theo dõi lô hàng. Agent cũng có thể quản lý chứng từ ngay trên cùng một nền tảng. Mọi thao tác đều được đồng bộ với hệ thống e-Pricing. Điều này giúp dữ liệu luôn xuyên suốt và giảm đáng kể việc nhập liệu lặp lại.
Với những Forwarder chỉ hoạt động trong nước, việc trao đổi qua điện thoại hoặc các ứng dụng nhắn tin vẫn có thể đáp ứng nhu cầu hằng ngày.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp xây dựng mạng lưới Agent quốc tế, Customer Portal Logistics trở thành nền tảng giúp kết nối hai bên trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, quá trình báo giá, Booking, quản lý chứng từ và theo dõi lô hàng không còn phụ thuộc vào múi giờ hay khoảng cách địa lý.