1. Thu nhập dữ liệu sản phẩm ngay từ nguồn cung
Thu nhập tất cả thông tin có liên quan đến sản phẩm: kích thước, trọng lượng, chế độ vận chuyển và các yêu cầu an toàn. Những thông tin này sẽ giúp bạn phát triển và thực hiện các hoạt động đóng gói hiểu quả, tiết kiệm và tuân thủ đúng yêu cầu của từng loại hàng. Các thông tin này đảm bảo việc sử dụng đúng loại bao bì từ đầu, từ đó đào tạo nhân viên cách đóng gói đúng cách đối với cách khách hàng lâu dài.
2. Lập kế hoạch đóng gói và các vật liệu cần thiết
Trong quá trình đóng gói, các vật liệu có thể thay đổi tùy theo từng sản phẩm. Việc nắm rõ từng bước trong quá trình, những vật liệu cần thiết (từ loại hộp đóng gói đến các con dấu đúng quy định) và cách sử dụng chúng để mọi thứ luôn có sẵn khi bạn cần sẽ giúp hoạt động vận chuyển không bị gián đoạn trước những đơn hàng bất ngờ hoặc các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.
3. Tìm hiểu các quy định chung
Luôn cập nhật các yêu cầu về đóng gói và ghi nhãn cho tất cả các mặt hàng được vận chuyển. Những yếu tố nhỏ mà rất quan trọng như loai vật liệu, nhận cảnh báo, đào tạo nhân viên sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình đóng gói nói riêng và cả quá trình vận chuyển nói chung.
4. Đưa đóng gói trở thành một phần ngân sách quan trọng cần lưu ý
Hãy đưa khâu đóng gói trở thành một phần cần chú ý trong ngân sách của các doanh nghiệp để bạn luôn chuẩn bị tốt nhất cho toàn bộ quá trình này, tránh các thây dổi về thiết kể hoặc vật liệu đóng gói vào phút cuối và vỡ ngân sách gây lãng phí.
5. Hợp tác với chuyên gia
Các đối tác chuyên về các lĩnh vực có liên quan đến đóng gói như thiết kế theo nhu cầu hoặc các kiện hàng vận chuyển vật liệu nguy hiểm sẽ hỗ trợ bạn rất tốt trong một số nhu cầu đặc biệt của khách hàng. Hợp tác với những chuyên gia này, bạn sẽ có các kiện hàng phù hợp với loại vật liệu cần vận chuyển một cách tiện lợi nhất, trong khi đó vẫn bảo đảm tuân thủ quy định cùng các yếu tố khác.
6. Giảm thiểu tối đa công việc thừa
Các doanh nghiệp cần hiểu rõ các yêu cầu về đóng gói, ghi nhãn và kiểm tra cụ thể từng mặt hàng nhằm xác định các quá trình không cần thiết và dư thừa. Những hoạt động không cần thiết và quá tải này sẽ giúp rút ngắn quá trình đóng gói, đồng thời giảm chi phí trên toàn bộ quá trình.
7. Loại bỏ các quyết định vào phút cuối
Việc lập kế hoạch, biết về sản phẩm và các yêu cầu đóng gói từ trước, truyền đạt thông tin liên quan với các nhân viên nội bộ và đối tác trong chuỗi cung ứng sẽ giúp bạn tránh được các sai phạm và gián đoạn bất ngờ có thể xảy ra trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa.
8. Sử dụng các công cụ phù hợp cho công việc
Sự phức tạp trong quy trình đóng gói có thể khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm mà bạn vận chuyển. Đặc biệt với các sản phẩm được phân loại vào “nguy hiểm” sẽ cần các quy định đóng gói nghiêm ngặt hơn. Các doanh nghiệp cần chủ động chọn lựa các công cụ phù hợp cho từng loại hàng cần đóng gói, ví dụ như hướng dẫn đóng hàng hoặc bổ sung phần mềm vận chuyển để thêm các khâu tự động hóa trong quá trình đóng gói.
9. Sử dụng bao bì tân tiến
Một số giải pháp đã được phát triển tối ưu nhất nhằm tạo lớp bảo vệ cơ bản cho các loại hộp vận chuyển, đồng thời đáp ứng quy định mà không cần bổ sung thêm các gói gel, lớp lót năng, viên hoặc mút độn. Những công việc đóng hộp mới sẽ giúp giảm thiểu nhu cầu về các nguyên liệu bảo việ hàng hóa trong hộp
10. Luôn sáng tạo
Trong nhành đóng gói hàng hóa, đừng luôn làm mọi thứ chỉ vì đó là cách truyền thống mà mọi người vẫn làm. Tinh chỉnh chiến lược đóng gói và khai thác các giải pháp sáng tạo để nâng cao quá trình này hơn. Những công nghệ mới như việc sử dụng vật liệu đặc biệt thay vì hộp carton tiêu chuẩn để vận chuyển các mặt hàng có rủi ro cao, hoặc đơn giản chỉ là đánh giá và thay đổi quy trình đóng gói của bạn cũng tạo ra những khác biệt lớn trong cả quá trình.
Trích nguồn: Tác giả Tiến Khoa – VIETNAM LOGISTICS REVIEW