PHẦN MỀM FAST PRO.NET

1. FAST PRO.NET là gì? Phần mềm quản lý logistics website cho doanh nghiệp hiện đại

FAST PRO.NET là phần mềm quản lý logistics website do Softek phát triển. Hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại. Đây là phiên bản kế thừa toàn bộ chức năng từ hệ thống FAST PRO truyền thống và cải tiến hiện đại hơn. Người dùng có thể truy cập trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài đặt.

Phần mềm giúp quản lý toàn bộ quy trình logistics trên một nền tảng. Doanh nghiệp có thể kiểm soát đơn hàng, vận hành, chứng từ và tài chính. Dữ liệu được đồng bộ và lưu trữ tập trung. Điều này giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý logistics website?

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, tính linh hoạt là yếu tố quan trọng. Phần mềm logistics website mang lại nhiều lợi thế rõ rệt:

Linh hoạt trong vận hành: Người dùng có thể truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần có kết nối internet là có thể làm việc.

Dễ dàng mở rộng: Hệ thống có thể nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển. Việc mở thêm chi nhánh cũng trở nên đơn giản hơn.

Dashboard: Hệ thống website dễ dàng hiển thị dashboard trực quan, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

Giảm chi phí IT: Doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng máy chủ phức tạp. Chi phí bảo trì hệ thống cũng được giảm đáng kể.

Dữ liệu tập trung: Tất cả thông tin được lưu trữ trên một nền tảng. Điều này giúp tránh thất lạc và dễ dàng kiểm soát.

3. Mô tả giải pháp quản lý logistics nền tảng website FAST PRO.NET

FAST PRO.NET bao gồm các phân hệ dành cho Sales, Pricing – Quotation, Nghiệp vụ (Chứng từ), Hiện trường, Tài xế, Kế toán, Admin. Hệ thống quản lý các loại hàng nhập khẩu và xuất khẩu: Sea/ Air/ Logistics/ Inland Trucking / Consol.

Quy trình vận hành hệ thống quản lý giao nhận quốc tế FAST PRO.NET

3.1. Sales

Quản lý khách hàng dựa trên trạng thái (Potential, On Sales, Official, Lost), tự động chuyển đổi trạng thái khi ghi nhận hoạt động với khách hàng.  Lưu trữ thông tin chung, thông tin liên hệ với khách hàng. Quản lý các giao dịch, hoạt động, lịch trình tiếp theo với khách hàng. Cập nhật và lưu trữ nhu cầu sản phẩm & dịch vụ, công nợ, booking,… của khách hàng.

Màn hình quản lý danh sách khách hàng

Dashboard trực quan về hoạt động CRM của công ty. Hệ thống báo cáo chi tiết: Sales Activities, Profit, Customer,…

Màn hình Dashboard tiện lợi

3.2. Pricing – Quotation

3.2.1. Pricing

Hệ thống hỗ trợ upload bảng giá đầu vào (Buying rate) và quản lý bảng giá theo từng loại hình dịch vụ.

Hệ thống có thể cấu hình nhóm phụ phí (Group of Surcharge), tiết kiệm thời gian tạo báo giá.

Màn hình quản lý bảng giá đầu vào

3.2.2. Quotation

Hệ thống hỗ trợ tạo báo giá (Selling rate) dựa trên giá đầu vào (Buying rate) bằng cách mark-up theo tỉ lệ % hoặc lượng tiền cụ thể.

Hệ thống cho phép người dùng tự chỉnh sửa form báo giá theo nhu cầu của mình.

Tạo báo giá (giá bán) nhanh bằng cách mark-up giá mua

3.3.3. Service Inquiry

Hệ thống ghi nhận yêu cầu check giá từ bộ phận Sales hoặc trực tiếp từ khách hàng.

Màn hình Service Inquiry ghi nhận yêu cầu giá từ Sales hoặc Khách hàng

3.3.4. Internal Booking

Hệ thống cho phép gửi yêu cầu làm hàng nội bộ (Internal Booking) đến bộ phận chứng từ, yêu cầu mở lô hàng.

Gửi Internal Booking yêu cầu mở lô hàng

3.3. Nghiệp vụ

3.3.1. Chứng từ

Quản lý danh sách Booking Note, Submit SI, ghi nhận lịch sử chỉnh sửa

Quản lý & In ấn Booking Note

Quản lý danh sách lô hàng theo từng loại hình dịch vụ: FCL Import, FCL Export, LCL Import, Air Import, Air Export, Logistics,…

Màn hình quản lý lô hàng

Màn hình danh sách thể hiện % tiến độ hoàn thành lô hàng

Tạo và quản lý các lô hàng nhập & xuất: 

• Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: House Bill, Master Bill, Arrival Notice, D/O, Manifest, P/L Sheet, Shipment Cover Page,…
• Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
• Hiển thị cước phí và others charges trên HBL linh hoạt,…
• Đặc biệt chức năng quản lý giao nhận chứng từ, nhận hàng chuyên nghiệp, ghi nhận thời gian người sử dụng phát hành ủy quyền, gửi giấy báo nhận hàng,…

Hệ thống lưu trữ và hỗ trợ in ấn các mẫu biểu dễ dàng

3.3.2. Các giải pháp truyền nhận dữ liệu với hãng tàu

• eVGM (Verified Gross Mass Declaration and Compliance): Cho phép gửi trực tiếp VGM đến các hãng tàu từ phần mềm FASTPRO V6.0
• Find a Voyage
• Booking
• Submit Shipping Instructions
• Proof & Print Bill of Lading
• Track & Trace Shipment: thông qua số BILL, Container
• AMS EDI: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải Quan Mỹ và Canada
• NACCS: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải Quan Nhật
• E-Manifest: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải Việt Nam

3.3.3. Kết nối và kế thừa dữ liệu từ phần mềm Thái Sơn

Phần mềm có chức năng cho phép bộ phận chứng từ logisitics lấy dữ liệu các tờ khai đã nhập từ phần mềm ECUS5VNACCS Thái Sơn rất tiện lợi và nhanh chóng mà không cần phải nhập lại.

3.4. Ứng dụng di động

3.4.1. OPS

Giao diện các chức năng của nhân viên hiện trường

• Tiếp nhận phân công công việc từ trưởng bộ phận, sắp xếp công việc theo trình tự được cài đặt đối với mỗi loại công việc.
• Có nhiều loại dịch vụ hàng hóa, mỗi loại dịch vụ hàng hóa sẽ có nhiều giai đoạn công việc.
• Có loại công việc phải làm tuần tự 1 -> 2 -> 3; có loại công việc thực hiện song song nhiều bước 1 lúc 1 -> 2/3/4 -> 5 -> 6/7.
• Thiết lập số lượng công việc cho từng loại dịch vụ hàng hóa, thứ tự thực hiện công việc, nhân viên thực hiện công việc, phòng ban thực hiện công việc. Nếu chọn phòng ban thì trưởng phòng sẽ chỉ định nhân viên trong phòng thực hiện công việc.
• Chế độ gửi/nhận thông báo khi công việc hoàn thành từng giai đoạn. Ví dụ: người giai đoạn sau sẽ nhận thông báo khi giai đoạn trước mình hoàn thành, người quản lý sẽ nhận thông báo nếu nhân viên mình chỉ định hoàn thành công việc, người mở lô hàng sẽ nhận thông báo khi lô hàng hoàn thành.
• Cho phép upload file khi báo cáo tiến độ công việc.
• Quản lý thanh toán, tạm ứng, kiểm tra thanh toán

3.4.2. Tài xế

• Mỗi tài xế sẽ quản lý một xe (Số xe)
• Đăng nhập phần mềm

Giao diên đăng nhập ứng dụng di động của tài xế

• Quản lý thanh toán và tạm ứng

Giao diện quản lý thanh toán và tạm ứng

• Báo hỏng xe

Giao diện báo hỏng xe

• Tiếp nhận một yêu cầu vận chuyển và xử lý đơn hàng đã nhận

Màn hình tiếp nhận yêu cầu vận chuyển và xử lý đơn hàng đã nhận

• Chụp ảnh biên bản giao nhận và ghi nhận trạng thái đã giao hàng

Màn hình chụp ảnh biên bản và trạng thái

Giao diện chụp ảnh biên bản và trạng thái

• Quy trình tạm ứng/thanh toán của nhân viên làm hàng

Quy trình tạm ứng – thanh toán của nhân viên làm hàng

3.5. Kế toán

Sau khi các bộ phận nghiệp vụ (Operation) đã nhập các thông tin lô hàng, giá mua, giá bán,… kế toán có thể kế thừa dữ liệu hoặc sử dụng dữ liệu đã được nhập từ các bộ phận trên. Các dữ liệu giá mua, giá bán được bộ phận kế toán check thì các phí đó sẽ tự động lock các bộ phận liên quan khác sẽ không thể chỉnh sửa trừ khi kế toán unlock:

• Chức năng hóa đơn điện tử: phần mềm FAST PRO.NET sẽ đẩy dữ liệu từ phần mềm FAST PRO.NET cho nhà cung cấp hoá đơn điện tử (BKAV/EASY INVOICE/VNPT/TS24/EFY/Viettel), nhà cung cấp hoá đơn điện tử sẽ nhận dữ liệu, chịu trách nhiệm xử lý và xuất hóa đơn.
• Xuất hóa đơn đầu ra
• Phiếu thu/chi/ủy nhiệm chi theo mẩu các ngân hàng
• Các phiếu cân đối kế toán, hạch toán công nợ phải thu/phải trả
• Báo cáo thuế (hóa đơn đầu ra đầu vào)
• Kết chuyển số dư tự động
• Sổ cái; sổ chi tiết
• Bảng tổng hợp công nợ phải thu/ phải trả
• Sổ quỹ tiền mặt
• Nhật ký chung
• Bảng cân đối số phát sinh TK
• Bảng cân đối kế toán
• Bảng lưu chuyển tiền tệ
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Tháng, quý, năm)
• Tổng hợp doanh thu theo từng khách hàng (Tháng, quý, năm)
• Tổng hợp chi phí theo từng khách hàng (Tháng, quý, năm)

3.6. Bộ phận quản lý

Được phân quyền, phân cấp cụ thể nhằm giúp cho việc kiểm soát được các chào giá của các nhân viên sales trong bộ phận của mình, sales profit,…

• Giám đốc/admin: phân quyền truy cập hệ thống, giám sát các bộ phận làm việc thông qua các báo cáo thống kê, mở khóa lô hàng,…
• Báo cáo sales: báo cáo sales hàng tháng của từng bộ phận, nhân viên sales, top “N” nhân viên sales/đại lý/shipper/consignee/khách hàng có profit/doanh thu cao nhất,…
• Báo cáo sản lượng: danh sách các lô hàng đã thực hiện, Top “N” nhân viên sales/đại lý/shipper/consignee/khách hàng có sản lượng (kgs, cbm, tues, shipment) cao nhất,…
• Báo cáo công nợ: báo cáo công nợ (phải thu/phải trả/đã thu/đã trả …), tuổi nợ, Statement of Account, công nợ Commission.
• Quản lý thanh toán công nợ cho hãng tàu, airlines đúng hạn,…
• Các tính năng tự động nhắc nhở: thanh toán tạm ứng (báo cáo chi phí làm hàng), booking Sea/Air,…
• Cho phép người dùng có thể tự thay đổi (tùy biến) Form Bill (Sea/Air), Invoice, debit/Credit note một cách đơn giản.
• Cho phép người dùng: thay đổi giao diện phù hợp với “màu cờ sắc áo” (font chữ, tiếng anh, tiếng việt …) của công ty.

4. Lợi ích của phần mềm quản lý logistics và giao nhận FAST PRO.NET

FAST PRO.NET – Phần mềm quản lý giao nhận quốc tế phiên bản website với nhiều cải tiến, mang đến cho các forwarder và logistics vô số lợi ích: 

• Hệ thống dashboard trực quan, giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác
• Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp, khoa học, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin lô hàng, các chứng từ liên quan
• Phần mềm quản lý tổng thể: doanh số bán hàng, kiểm soát công nợ,…
• Tối ưu và chính xác hóa quá trình xử lý, lưu trữ đơn hàng
• Kế thừa dữ liệu, tiết kiệm thời gian nhập liệu giữa các bộ phận, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, tránh sai sót và thiếu minh bạch trong vận hành