Phần mềm quản lý đại lý khai hải quan là giải pháp công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình khai báo hải quan, kiểm soát tiến độ xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu suất vận hành. Hệ thống được thiết kế chuyên biệt cho các đại lý khai hải quan, đơn vị quản lý, forwarder và khách hàng, đảm bảo mọi thông tin được cập nhật chính xác và đồng bộ theo thời gian thực.
Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, giám sát KPI công việc và kết nối trực tiếp với hệ thống ECUS, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí nhân sự.
Màn hình phần mềm quản lý đại lý khai hải quan
GIẢI PHÁP TỔNG QUAN CỦA HỆ THỐNG
Hệ thống quản lý đại lý khai hải quan được xây dựng với các phân hệ chuyên sâu, đáp ứng đầy đủ nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp logistics.
Tổng quan quy trình của phần mềm quản lý đại lý khai hải quan
DANH MỤC QUẢN LÝ
Quản lý đơn hàng
- Đơn hàng của Đơn vị quản lý
- Đơn hàng dành cho FWD
- Đơn hàng dành cho Khách hàng
Quản lý KPI công việc
Phân công và thiết lập đầu mục công việc dành cho Đơn vị quản lý, FWD, Khách hàng
Kết nối ECUS
Kết nối ECUS cập nhật thông tin thuế và trạng thái thông quan đến các đối tượng sử dụng hệ thống
Quản lý người dùng, phân quyền
- Quản lý danh sách người dùng dành cho Đơn vị quản lý
- Quản lý danh sách người dùng dành cho FWD
- Quản lý danh sách người dùng dành cho Khách hàng
Báo cáo
- Gửi email tự động cập nhật tiến độ
- Báo cáo KPI chi tiết
- Báo cáo KPI dành cho FWD
- Báo cáo KPI dành cho Khách hàng
- Báo cáo Overview Shipment
Hệ thống
- Giao diện website thân thiện, dễ sử dụng
- Phân quyền người dùng linh hoạt
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống trong hệ sinh thái hoặc ngoài hệ sinh thái Softek
CHI TIẾT VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ĐẠI LÝ KHAI HẢI QUAN
1. QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
Tự động hóa các quy trình, giảm công việc thủ công và chi phí nhân sự, cập nhật tiến độ lô hàng realtime.
Màn hình quản lý lô hàng
2. CƠ CHẾ: GỬI EMAIL TỰ ĐỘNG
Thiết lập cấu hình tự động gửi email thông báo tiến độ, số tiền cần thanh toán đến các đối tượng tham gia hệ thống:
- Đơn vị quản lý
- Forwarder
- Khách hàng
Cơ chế tự động gửi email cho khách hàng, forwarder và đơn vị quản lý
3. CƠ CHẾ: CẢNH BÁO NHẬP CHI PHÍ
Thiết lập cơ chế cảnh báo sau xx ngày, FWD chưa nhập chi phí thì sẽ khóa, nếu FWD tiếp tục cập nhập thì sẽ gửi yêu cầu đến Đơn vị quản lý mở khóa và giải trình lý do nhập trễ.
Màn hình email cảnh báo thanh toán sau xx ngày
4. KẾT NỐI HỆ THỐNG ECUS
- Thiết lập thông tin kết nối với hệ thống Ecus, truyền về dữ liệu thông tin thuế cần nộp
- Đồng thời cập nhật trạng thái thông quan về hệ thống, cho phép doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng và tiến độ vận chuyển theo thời gian thực, giúp nâng cao khả năng kiểm soát và xử lý sự cố kịp thời
5. MÀN HÌNH OVERVIEW SHIPMENT
Biểu đồ trực quan: tổng số lượng shipment đã chỉ định cho từng FWD, tỷ lệ các loại hàng hóa trong tổng shipment dành cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình.
Màn hình dashboard tổng quan
6. BÁO CÁO TIẾN ĐỘ KPI
Cơ chế thiết lập tính KPI theo từng công việc được phân công cho các đối tượng trong hệ thống.
Màn hình báo cáo tiến độ phần mềm quản lý đại lý khai hải quan
Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phức tạp, việc ứng dụng hệ thống quản lý đại lý khai báo hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình xử lý hồ sơ mà còn nâng cao khả năng kiểm soát chi phí và tiến độ thông quan. Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các đơn vị đang tìm kiếm hệ thống quản lý tập trung, có khả năng kết nối ECUS, theo dõi quản lý shipment, kiểm soát chi phí hải quan và đánh giá KPI logistics một cách minh bạch.
Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể tích hợp mở rộng với các giải pháp như phần mềm logistics tổng thể hoặc phần mềm quản lý forwarder, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ sinh thái vận hành đồng bộ và số hóa toàn diện. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp quản lý chuyên sâu dành cho đại lý khai báo hải quan, việc đầu tư hệ thống phù hợp ngay từ đầu sẽ là bước đi chiến lược giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.