CÁC PHÂN HỆ CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM FASTPRO

I. SALES

  • CRM: Customer Relationship Management

Quản lý khách hàng, cung cấp các thông tin về khách hàng bao gồm: không chỉ thông tin liên hệ, thông tin về các giao dịch đồng thời phân tích một cách sâu sắc phục vụ cho việc chăm sóc các khách hàng. Quản lý khách hàng cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về triển vọng và quan hệ với từng khách hàng, tăng cường khả năng gắn bó với các khách hàng trung thành, tổ chức tốt và thống nhất các hoạt động hướng đến khách hàng.

Lưu trữ danh sách các cá nhân/doanh nghiệp hiện đã là khách hàng của Công ty, thông thường đã có các giao dịch book hàng (customers); hoặc chỉ mới là khách hàng tiềm năng đang có giao dịch; hoặc chỉ là những doanh nghiệp mà cần phải tiếp thị trong tương lai (leads).

  • Thông tin chung về khách hàng:

Tên công ty, tên thương mại, công ty mẹ, ngày thành lập, địa chỉ, số điện thoại, số fax, địa chỉ website, e-mail, nhân viên bán hàng quản lý, các ghi chú v.v…

  • Phân loại khách hàng:

Cho phép phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí: hình thức sở hữu, loại hình kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp, khu vực v.v…

  • Thông tin về các nhân sự của khách hàng:

Với một khách hàng có thể có mối quan hệ với nhiều cán bộ quản lý hoặc nhân viên khác nhau. Cho phép cập nhật và lưu trữ các thông tin về các nhân sự/đối tác giao dịch của khách hàng: họ tên, giới tính, ngày sinh, chức vụ, số điện thoại, e-mail, ghi chú v.v…

  • Quản lý các giao dịch với khách hàng:

Cho phép cập nhật và lưu trữ tất cả các thông tin giao dịch với khách như: ngày giao dịch, tóm tắt nội dung giao dịch, nhân viên giao dịch, đối tác giao dịch, phân loại giao dịch (gặp khách hàng, khách hàng đến thăm công ty, gọi điện thoại…), trạng thái (chưa thực hiện, đang thực hiện đã hoàn thành, …), các ghi chú về giao dịch, trường thể hiện lúc bắt đầu và kết thúc giao dịch, thời gian giao dịch tiếp theo…

  • Thông tin về hàng hóa của khách hàng:

Cập nhật và lưu trữ các thông tin về các nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của khách hàng: khách hàng cần những sản phẩm gì, dịch vụ gì; hiện đã sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của những nhà cung cấp nào và tình trạng sử dụng như thế nào. Theo dõi các dự án, kế hoạch book hàng của khách hàng gồm: khách hàng dự kiến book sản phẩm, dịch vụ gì; kinh phí dự kiến là bao nhiêu; khoảng thời gian nào sẽ book v.v…

  • Quản lý cơ hội:

Cập nhật các thông tin: ngày dự kiến có lô hàng, xuất/ nhập/ logistics … doanh thu dự kiến, lợi nhuận dự kiến.

  • Các thông tin về khách hàng:

Ngoài các thông tin chung của khách hàng về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại… còn cho phép cập nhật và lưu trữ các thông tin khác như tình hình tài chính hàng năm, các thông tin về khách hàng mà các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, báo chí, internet v.v… cung cấp.

Với chức năng quản lý sales (sales manager), những khách hàng khó tính khi sales không theo được thì ngoài việc lọc theo tình trạng khách hàng, phần mềm cung cấp báo cáo theo từng tháng để sales manager chuyển cho sales manager khác theo dõi, tránh trường hợp bỏ sót.

  • Bảng hệ thống giá mua (cước Air/Sea):

Xây dựng bảng hệ thống giá mua của các hãng tàu/co-loader làm cơ sở để cho các bộ phận sales tham khảo, tạo bảng chào giá. Phần mềm hỗ trợ các chức năng gồm: tìm kiếm (search) dữ liệu, nhắc nhở hết hạn …

1.10 Bảng chào giá (Air/Sea/Trucking/Logistics):  

Phần mềm cung cấp các chức năng tạo bảng chào giá dễ dàng, in ra các bảng chào giá, đầy đủ thông tin và thẩm mỹ, quản lý các bảng chào giá đồng thời đánh giá mức độ thành công của một báo giá ….

1.11 Service Inquiry:

Cho phép sales gửi yêu cầu cụ thể về lô hàng đến bộ phận cung cấp dịch vụ (pricing). Bộ phận cung cấp dịch vụ sẽ nhận yêu cầu tự động trong hệ thống với chức năng tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu. Chức năng này nếu được tiếp nhận sẽ tự động link với bảng chào giá.

  • Internal Booking Request Management:

Chức năng cho phép sales gửi thông tin lô hàng đến bộ phận quản lý hàng (Sea/Air/Logistics/Trucking) để thực hiện mở file có chế độ thông báo có yêu cầu mới đến người tiếp nhận và yêu cầu đã được xử lý cho người gửi.

II. AIR EXPORT

Tạo và quản lý các lô hàng AIR xuất (hỗ trợ các dạng lô hàng một MAWB một HAWB một MAWB nhiều HAWB, Consol chuyên nghiệp):

  • Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: HAWB, MAWB, Manifest, P/L Sheet, Shipment Cover Page v.v...
  • Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
  • Đặc biệt chức năng tạo các HAWB thực xuất không làm ảnh hưởng đến dữ liệu HAWB chính, quản lý số liệu C.W trên MAWB và HAWB khác nhau, nhập dimension dạng text tự động tính C.W.
  • Hiển thị cước phí và các khoản phí khác trên HAWB linh hoạt ...

III. AIR IMPORT

Tạo và quản lý các lô hàng AIR nhập (hỗ trợ các dạng lô hàng một MAWB một HAWB một MAWB nhiều HAWB, Consol chuyên nghiệp):

  • Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: Arrival Notice, Authorized Letter (giấy ủy quyền) - hỗ trợ 2 loại mẫu: 1/ công ty ủy quyền cho consignee nhận hàng, 2/ consignee ủy quyền cho công ty nhận hàng, P/L Sheet, Shipment Cover Page...
  • Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
  • Đặc biệt chức năng quản lý giao nhận chứng từ, nhận hàng chuyên nghiệp, ghi nhận thời gian người sử dụng phát hành ủy quyền, gửi giấy báo nhận hàng ...

IV. SEA EXPORT (FCL/LCL)

Tạo và quản lý các lô hàng SEA xuất (FCL/LCL) hỗ trợ các dạng lô hàng một M một M-B/L một H-B/L nhiều H-B/L, LCL Consol (các lô hàng consol nhưng không phải nguyên container) chuyên nghiệp:

  • Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: Booking Note, H-B/L, Shipping Instruction (SI), Manifest, Loading conform, Pre-alert, Telex Release, P/L Sheet, Shipment Cover Page...
  • Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
  • Đặc biệt chức năng tạo các H-B/L thực xuất không làm ảnh hưởng đến dữ liệu H-B/L chính, hiển thị cước phí, các khoản phí khác và các thông tin khác trên H-B/L linh hoạt phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng ...

V. SEA EXPORT (CONSOL)

Tạo và quản lý các lô hàng SEA xuất CONSOL kế thừa đầy đủ các tính năng của SEA EXPORT (FCL/LCL). Đặc biệt chức năng quản lý hàng Sea Export consol có thêm các tính năng sau:

  • In biên bản đóng container tại các bãi, chuyển đổi qua lại các booking giữa các lô hàng consol với nhau (nhằm tạo thuận lợi trong việc giúp người quản lý cont consol có thể thêm các booking từ các lô hàng khác vào cont consol còn thiếu cũng như bỏ ra các booking thừa ...)
  • Chức năng nhập giá cost rất thuận lợi và nhanh chóng cho các Booking (chỉ nhập một lần, hệ thống sẽ tự tính giá cost cho các Booking trong shipment theo CBM, các đơn vị tính khác) nhằm tính profit cho từng nhân viên sales có tham gia trong cont consol
  • Chức năng tạo debit/credit (Freight Manifest) cho các đối tác, đại lý nhanh chóng, gọn gàng và chuyện nghiệp.

VI. SEA IMPORT (FCL/LCL)

Tạo và quản lý các lô hàng SEA IMPORT (FCL/LCL) hỗ trợ các dạng lô hàng một M-B/L một H-B/L một M-B/L nhiều H-B/L, Consol (các lô hàng lẻ nhưng không nguyên container) chuyên nghiệp bao gồm:

  • Nhập dữ liệu một lần duy nhất in ra các chứng từ: Arrival Notice, D/O, Authorized Letter (giấy ủy quyền), Cargo Manifest, P/L Sheet, Shipment Cover Page...
  • Nhập doanh thu và chi phí tự động tính profit, debit note, credit note, VAT invoice, SOA.
  • Đặc biệt chức năng quản lý giao nhận chứng từ, nhận hàng chuyên nghiệp, ghi nhận thời gian người sử dụng phát hành lệnh giao hàng, gửi giấy báo nhận hàng ...
  • Xuất E-manifest theo chuẩn của Hải quan.

VII. SEA IMPORT (CONSOL)

Tạo và quản lý các lô hàng SEA nhập CONSOL kế thừa đầy đủ các tính năng của SEA IMPORT (FCL/LCL). Đặc biệt chức năng quản lý hàng Sea Import consol có thêm các tính năng như sau:

  • Chức năng nhập giá cost rất thuận lợi và nhanh chóng cho các H-B/L (chỉ nhập một lần, hệ thống sẽ tự tính giá cost cho các H-B/L trong shipment theo CBM, các đơn vị tính khác) nhằm tính profit cho từng nhân viên sales có tham gia trong cont consol.
  • Chức năng tạo debit/credit (Freight Manifest) cho các đối tác, đại lý nhanh chóng, gọn gàng và chuyện nghiệp.
  • Xuất E-manifest theo chuẩn của Hải quan.

Các giải pháp truyền nhận dữ liệu với hãng tàu

  • VGM (Verified Gross Mass Declaration and Compliance): Cho phép gửi trực tiếp VGM đến các hãng tàu từ phần mềm F.A.S.T PRO V6.0
  • Find a Voyage.
  • Submit Shipping Instructions.
  • Proof & Print Bill of Lading.
  • Track & Trace Shipment: thông qua số BILL, Container.
  • AMS EDI: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải quan Mỹ và Hải quan Canada.
  • NACCS: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải quan Nhật.
  • E-Manifest: Xuất ra file EDI theo tiêu chuẩn của Hải quan Việt Nam.

VIII. LOGISITICS AIR (IMPORT & EXPORT), SEA (IMPORT & EXPORT - FLC/LCL), LOGISTICS ONLY

Tạo và quản lý các lô hàng giao nhận (làm thủ tục hải quan ...)

  • Đối với các lô hàng có sử dụng các dịch vụ Air (Import & Export), Sea (FCL/LCL/CONSOL - Import & Export) sẽ sử dụng dịch vụ làm giao nhận (logistics) dưới dạng file attached trong các lô hàng đó hoặc tạo một lô hàng logistics có liên kết, riêng đối với các lô hàng chỉ có dịch vụ giao nhận sẽ tạo riêng và quản lý riêng trong phân hệ dành cho chức năng quản lý hàng giao nhận.
  • Đặc biệt phần mềm cung cấp giải pháp quản lý nhân viên hiện trường rất chặt chẽ, khi có phát sinh dịch vụ giao nhận nhân viên chứng từ hoặc nhân viên quản lý lô hàng có làm giao nhận sẽ tạo phiếu yêu cầu dịch vụ giao nhận và gửi đến bộ phận giao nhận (hệ thống sẽ tự gửi đến nhân viên được chỉ định, và sẽ phản hồi lại người gửi kết quả phiếu yêu cầu có được chấp nhận hay không).
  • Sau khi nhân viên bộ phận giao nhận tiếp nhận tiếp nhận phiếu yêu cầu (có thể chấp nhận hoặc từ chối), trường hợp nếu chấp nhận phiếu yêu cầu thì nhân viên đó sẽ chỉ định (phân luồng) cho nhân viên hiện trường nào xử lý, nhân viên được chỉ định xử lý sẽ vào hệ thống tạm ứng tiền (phiếu tạo ứng sẽ được các Trưởng bộ phận - Kế toán - Giám đốc duyệt) và đi làm hàng.
  • Sau khi làm hàng xong, nhân viên xử lý sẽ vào lại hệ thống và làm phiếu đề nghị thanh toán (thông qua các Đại diện bộ phận nêu trên duyệt thanh toán).
  • Sau khi phí giải chi được duyệt thì các chi tiết giải chi sẽ được tự động đưa vào làm chi phí của lô hàng.
  • Điểm đặc biệt ở đây là việc quản lý các phí chi hộ, người giải chi sẽ ghi rõ chi phí nào là dạng chi hộ và sau khi được duyệt hệ thống cũng sẽ tự động debit (thu lại) khách hàng khoản đã chi hộ đó. Hệ thống có chức năng quản lý tạm ứng/thanh toán, công nợ của các nhân viên tạm ứng thanh toán, thời hạn tạm ứng/thanh toán ...

Kế thừa dữ liệu từ phần mềm Thái Sơn

  • Phần mềm có chức năng cho phép bộ phận chứng từ logisitics lấy dữ liệu các tờ khai đã nhập từ phần mềm Thái Sơn rất tiện lợi và nhanh chóng mà không cần phải nhập lại.

IX. INLAND TRUCKING

Hỗ trợ in Trucking-Bill, các mẫu biểu báo cáo về sản lượng theo từng xe.

Quản lý các lô hàng vận chuyển (xe container/xe tải), quản lý từng chuyến hàng, lợi nhuận từng

chuyến hàng được tính như sau:

  • Giá bán - (chi phí + các khoản phải trả khác (xe thuê ngoài, công an, cầu đường bốc xếp, các chi phí được khấu hao của xe vận chuyển)).
  • Giá bán có thể được nhập tự động từ bảng báo giá cho khách hàng theo tuyến (quãng đường), các chi phí phát sinh khác ...

X. CONTAINER MANAGEMENT

  • Quản lý chi phí lưu cont cho hàng nhập. Chi phí sẽ được tự động cập nhật dựa theo cài đặt của người quản lý (Dem, Det, Tariff…).
  • Chức năng quản lý trạng thái và lịch sử Container

XI. ỨNG DỤNG MOBILE (MOBILE APPS)

1. Đối với nhân viên OP

  • Loại dịch vụ hàng hóa, thứ tự thực hiện công việc, nhân viên thực hiện công việc, phòng ban thực hiện công việc. Nếu chọn phòng ban thì Trưởng phòng sẽ chỉ định nhân viên trong phòng thực hiện công việc.
  • Chế độ gửi/nhận thông báo khi công việc hoàn thành từng giai đoạn. Ví dụ: người ở giai đoạn sau sẽ nhận thông báo khi giai đoạn trước mình hoàn thành, người quản lý sẽ nhận thông báo nếu nhân viên mình chỉ định hoàn thành công việc, người mở lô hàng sẽ nhận thông báo khi lô hàng hoàn thành.
  • Cho phép upload file khi báo cáo tiến độ công việc.

2. Đối với tài xế

Mỗi tài xế sẽ quản lý một xe (số xe) theo hướng dẫn sau:

Đăng nhập phần mềm

 

Quản lý các yêu cầu vận chuyển

 

Tiếp nhận một yêu cầu vận chuyển

 

Xử lý đã nhận hàng

 

Khi giao hàng à chụp ảnh biên nhận đã giao hàng và ghi nhận trạng thái đã giao hàng

 

 

(Quy trình tạm ứng/thanh toán của nhân viên làm hàng).

XII. KẾ TOÁN

Sau khi các bộ phận nghiệp vụ (Operation) đã nhập các thông tin lô hàng, giá mua, giá bán … kế toán có thể kế thừa dữ liệu và sử dụng dữ liệu đã được nhập từ các bộ phận trên. Các dữ liệu giá mua, giá bán được bộ phận kế toán xử lý thì các phí đó sẽ tự động lock các bộ phận liên quan khác sẽ không thể chỉnh sửa trừ khi kế toán unlock. Các chức năng của phân hệ kế toán bao gồm:

  • Quản lý hóa đơn VAT (đầu vào/đầu ra): tạo mới, cập nhật danh sách hóa đơn VAT (đầu vào/đầu ra), hỗ trợ xuất bảng kê hóa đơn đầu vào/đầu ra theo chuẩn quy định.
  • Quản lý các phiếu kế toán như: phiếu thu, phiếu chi, UNC, thu qua ngân hàng, treo công nợ, kết chuyển công nợ, v.v… Hệ thống các mẫu biểu báo cáo theo hệ thống số tài khoản như: sổ tiền mặt, sổ tài khoản, sổ cái, lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, v.v …
  • Quản lý chi phí, tài sản khấu hao.
  • Quản lý danh sách Debit/Credit/Invoice, hỗ trợ tạo SOA từ các dữ liệu này.
  • Quản lý tạm ứng/thanh toán.
  • Quản lý bảng hệ thống tên gọi các loại phí. Khi đó ở các bộ phận nhập dữ liệu giá bán/giá mua sẽ chọn tên loại phí từ bảng hệ thống này.
  • Hỗ trợ công cụ nhắc nợ cho account kế toán công nợ, theo số ngày nợ cho phép của khách hàng, lặp lại mỗi tuần. Khi sử dụng, kế toán có mục ghi chú thông tin những lần nhắc nợ đó, để sau này theo dõi lịch sử đòi nợ/thanh toán.
  • Xem báo cáo công nợ khách hàng/nhà cung cấp/đại lý …

XIII. BỘ PHẬN QUẢN LÝ

Phần mềm có hệ thống phân quyền, phân cấp cụ thể nhằm giúp cho việc kiểm soát được lượng dữ liệu mà nhân viên được quyền thấy và thao tác để đảm bảo tính bảo mật.

Các chức năng chính của phân hệ quản lý:

  • Phân quyền: truy cập hệ thống, giám sát các bộ phận làm việc thông qua các báo cáo thống kê, mở khóa lô hàng, lịch sử hoạt động …
  • Báo cáo sales: báo cáo sales hàng tháng của từng bộ phận, nhân viên sales, top “N” nhân viên sales/đại lý/shipper/consignee/khách hàng có profit/doanh thu cao nhất …
  • Báo cáo sản lượng: danh sách các lô hàng đã thực hiện, Top “N” nhân viên sales/đại lý/shipper/consignee/khách hàng có sản lượng (kgs, cbm, tues, shipment) cao nhất…
  • Báo cáo công nợ: báo cáo công nợ (phải thu/phải trả/đã thu/đã trả …), tuổi nợ, Statement of Account, công nợ Commission, … à giúp quản lý thanh toán công nợ cho hãng tàu, hãng hàng không (airlines) đúng hạn ...
  • Cài đặt thông tin cấu hình: bộ phận quản lý quy định các thiết lập chung cho công ty như: số ngày tự động khóa lô hàng, quy định nhân viên duyệt tạm ứng/thanh toán, số thập phân hiển thị và làm tròn, …
  • Duyệt các yêu cầu của nhân viên: ký duyệt tạm ứng/thanh toán, yêu cầu mở khóa (lô hàng, invoice), v.v….
  • Tra cứu lịch sử hoạt động của nhân viên: trong trường hợp cần bộ phận quản lý có thể tra cứu lại như: lịch sử cập nhật chứng từ trên một lô hàng, lịch sử chỉnh sửa phí trên một lô hàng, lịch sử thao tác của nhân viên.

XIV. CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

  • Các tính năng tự động nhắc nhở: thanh toán tạm ứng (báo cáo chi phí làm hàng), booking Sea/Air ....
  • FAST cho phép người dùng có thể tự thay đổi (tùy biến) mẫu bill (Sea/Air), Invoice, Debit/Credit note một cách đơn giản.
  • FAST cho phép người dùng: thay đổi giao diện phù hợp với "màu cờ sắc áo" (font chữ, tiếng Anh, tiếng Việt ...) của công ty.

MỌI THẮC MẮC XIN BẤM VÀO ĐÂY ĐỂ LIÊN HỆ

 

SOFTEK SOLUTIONS CO.,LTD
Địa Chỉ: 21A Đường số 2, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh
Tel: (+84-28) 7101 1796
Copyright © 2019 - SOFTEK SOLUTIONS CO.,LTD. All Rights Reserved.
MST: 0308954633 cấp ngày 02/06/2009 bởi Sở KH và ĐT Thành Phố Hồ Chí Minh

Top